MỤC ĐÍCH MÔN HỌC- Nắm vững các khái niệm, vai trò của các loại hệ thống thông tin quản lý gắn liền với việc tạo ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp nói chung và hoạt động kinh doanh qua mạng Internet nói riêng.- Hiểu rõ sự gắn kết của các HTTT và tác động của chúng đến hoạt động và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.- Nắm vững những yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp khi đầu tư vào CNTT nhằm tạo ra và duy trì khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh tế mớiCHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝMỤC ĐÍCH: Chương này cung cấp một số khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin đối với quản lý doanh nghiệp.NỘI DUNG CHÍNH: Thời đại thông tin, các khái niệm cơ bản liên quan tới hệ thống thông tin, tại sao phải quản lý hệ thống thông tin, hệ thống thông tin là gì, các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, xu hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trogn quản lý doanh nghiệp, xu hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp.1.1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN Trước những năm 1980, trên thế giới gần như chưa biết khái niệm hệ thống thông tin quản lý. Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý. Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý các thông tin nhận được, và phân phối những thông tin đó trong doanh nghiệp của họ. họ chẳng quan tâm đến bản thân thông tin cũng như các lợi ích mà họ đem lại. việc đầu tư vào hệ thống thông tin trong doanh nghiệp còn là một cái gì đó quá tốn kém lại hiệu quả không cao. Quá trình thông tin quản lý và đào tạo lập các quyết định quan trọng của doanh nghiệp mới chỉ chủ yếu dựa trên việc cân 1nhắc các hiện tượng này sinh trong môi trường kinh doanh một một cách trức tiếp, thông qua kinh nghiệm, và bằng trực giác của người quản lý. Sang những năm 1990, thế giới đã thay đổi nhanh chóng, khiến cho nhà quản lý không thể bỏ qua vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp được nữa. sự ra đời của các quốc gia, sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa để tạo thành các con rồng khổng lồ trong thế giới kinh doanh, sự chuyển biến của nền kinh tế chung toàn cầu từ kinh tế công nghiệp theo các ngành nghề thành một nền kinh tế dịch vụ dựa trên cơ sở kiến thức và thông tin đã tạo ra những thách thức lớn cho các doanh nghiệp và việc quản lý chúng. Tất cả những chuyển biến đó đã khiến cho người ta phải suy nghĩ về cách thức sử dụng chi thức theo những phương thức hoàn toàn khắc hẳn. nếu như trogn những giai đoạn đầu tiên, tri thức được sử dụng để sống, để tồn tại, sau đó, để làm việc, thì tới thời điểm hiện tại là để tạo tri thức.Việc truyền thống giữa các vùng trên toàn thế giới và cùng với nó là việc thiết lập các quyết định trogn mỗi một doanh nghiệp, như cách thức chuyển hóa cho khách hàng, thiết lập mức giá bán của một loại hàng hóa nào đó, sự thay đổi chiến lược khuyến mại để đạt được hiệu quả khi có một sự kiện bất ngờ xảy ra, v.v… chỉ diễn ra trong vòng 24 giờ, đôi khi còn có thể nhanh hơn. Hơn thế nưã, ngày nay, khách hàng có thể tiến hành mua bán ở khắp nơi trên thế giới và nắm vững sự thay đổi giá cả hàng hóa hết sức nhanh chóng, ngay khi việc htay đổi đó mới vừa được thực hiện ở một nơi cách đó hàng ngàn km. tất cả những vấn đề đó có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp và đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trognj hơn nữa tới công nghệ thông tin và việc tổ trức mạng lưới thông trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin đã và đang ngày càng ra tăng trong các tổ chức và các doanh nghiệp. vào đầu những năm 1970, việc sử dụng hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp mới chỉ dung ở mức duy tri các bao cáo hanhg ngày, hanhg tuần, hàng tháng, v.v… do đó, hệ thống thông tin lúc bấy giờ mới chỉ được coi là hệ thông tin hỗ trợ ra quyết định. 2Chức naeng của nó mới chỉ bó gọn trogn mục đích cung cấp các số liệu hỗ trợ cho qua trình đưa ra các quyết định hành động của các nhà quản lý.Vào những mă, 1980, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính và đặc biệt là của các phần mềm máy tính, đã giúp cho hệ thống thông tin có một cơ hộ phát triển mạnh mẽ hơn trong các doanh nghiệp. vào thời kỳ này, hệ thống thông tin đã bắt đầu vai trò phân tích sự kiện trên các dữ liệu thu thập được và thiết lập các mô hình quyết định để các nhà quản lý có thể lựa chọn ra các phương án tốt nhất để thực hiện. thuật ngữ hệ thống chuyên gia về hệ thống hỗ trợ lãnh đạo đã ra đời do những chức năng đó. Ngày nay, hệ thong chuên gia về hệ thống hỗ trợ lãnh đạo đã ra đời một số lời khuyên có giá trị cho các nhà quản lý trong một số hữu hạn các trường hợp cụ thể. Đặc biệt hơn cả là vào cuối thể kỷ 20, một khái niệm mới về hệ thống thông tin đã ra đời, đó là khía niệm hệ thống thông tin chiến lược. hệ thống thông tin đã ra đời, đó là khía niệm hệ thống thông tin đã đống một vai trò chực tiếp trong việc điều khiển các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của một doanh nghiệp. đó cũng đồng thời là trách nhiệm mới của hệ thống thông tin đối với một doanh nghiệp.Thời đại thông tin được phân biệt với những thời đại khác bởi năm đặc điểm quan trọng:- Thời đại thông tin xuất hiện do các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin.- Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh. - Trong thời đại thông tin, năng suất lao động tăng lên nhanh chóng - Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trogn thời đại thông tin.- Trong thời đại thông tin, công nghệ thông tin, công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ.3Bảng 1.1. Những điểm khác biệt của thời đại thông tinso với một số các thời đại khácThời đại nông nghiệpThời đại công nghiệpThời đại thông tinKhoảng thời gianTrước những năm 18001800 tới 1957 1957 tới nayNhân công chínhNông dân Công nhân trong nhà máyNhân công chi thứcQuan hệ lao độngCon người và đất đai Con người và máy mócCon người và con ngườiCông cụ chủ yếuCông cụ cầm tay Máy móc Công nghệ thông tin1.2. Các loại thông tin trong doanh nghiệp 1.2.1. Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin Nghiên cứu về hệ thống thông tin, một trong những vấn đề quan trọng cần phân biệt là giữa hai khái niệm: dữ liệu và thông tin. Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác.Như việc một doanh nghiệp bán một lô hàng nào đó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về số lượng hàng hóa bán, giá bán, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, địa điểm bán hàng, khách hàng chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản … Nói một cách khác, dữ liệu là tất cả những đặc tính của các thực thể như con người, địa điểm, các đồ vật và các sự kiện …Ở khái niệm trên chúng ta cần phải hểu thực thể là gì? Thực thể là một sự vật hay một cài gì đó tồn tại và phân biệt được. Ví dụ mỗi con người cũng là một thực thể, mỗi chiếc xe máy cũng là một thực thể, chúng ta cũng có thể nói mỗi con kiến cũng là một thực thể nếu chúng ta phân biệt được con này với con khác (chẳng hạn ta đánh số cực nhỏ trên mỗi con kiến).Khác với dữ liệu được coi như những nguyên liệu ban đầu, thông tin cần được phân biệt như một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu. Đôi khi thuật ngữ dữ liệu và thông tin thường được sử dụng 4thay thế nhau trong một số trường hợp. Tuy vậy, trong những trường hợp đó chúng ta vẫn cần xác định rằng thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa cho người sử dụng và thông tin gồm nhiều giá trị dữ liệu.1.2.2. Các đặc tính của thông tin Chất lượng của thông tin được thể hiện qua những đặc tính sau: - Độ tin cậy: độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác. Thông tin có độ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng. Việc đó sẽ dẫn đến giảm số lượng khách hàng và doanh nghiệp.- Tính đầy đủ: tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nàh quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được những đòi hỏi cảu tình hình thực tế. điều đso sẽ làm hại daonh nghiệp. - Tính thích hợp và dễ hiểu: trong một số trường hợp, nhiều nàh quản lý đã không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của họ. nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu. có thể là do nhiều thoongt in không thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đã nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai thông tin.- Tính an toàn: thông tin là nguồn lực quý báu cảu tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. hiếm cao doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.5- Tính kịp thời: thông tin cần được gửi tới cho người sử dụng vào đúng lúc cần thiết.1.2.3. Các dạng thông tin trong doanh nghiệp a. Ba cấp quản lý trong một tổ chứcNgười ta thường chia Tổ chức thành ba mức quản lý có tên là: Lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp.Mức chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và những đường lối. Trong một doanh nghiệp sản xuất thông thường các nhà quản lý như: Chủ tịch – Tổng giám đốc hoặc các phó chủ tịch thuộc mức quản lý này.Mức chiến thuật thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược được đặt ra ở mức cao hơn. Trong một doanh nghiệp thông thường các nhà quản lý như: Trưởng phòng tổ chức, chưởng phòng tài vụ, … nằm ở mức quản lý này.Mức điều hành tác nghiệp quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các công việc của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất … thuộc mức quản lý này.Cần lưu ý rằng một tổ chức không chỉ có các bộ phận ở ba mức quản lý như trên đã trình bày mới sử dụng và tạo ra thông tin. Còn có các bộ phận ở mức thứ tư. Tuy nhiên mức này không có trách nhiệm quản lý. Nó được cấu thành từ tất cả những hoạt động chế biến thông tin mà nhờ đó tổ chức thực hiện những nhiệm vụ của mình. Ví dụ nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất … thuộc mức này.Tương ứng với ba mức quản lý của tổ chức thì quyết định trong một tổ chức cũng được chia làm ba loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp.Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức.6Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.b. Các loại thông tin quản lý trong một doanh nghiệpCán bộ quản lý trong các cấp ( mức ) khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần thông tin khác nhau. Điều này được thể hiện qua cách định nghĩa về thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Thông tin quản lý trong một tổ chức được chia làm ba loại: Thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin tác nghiệp.Trong doanh nghiệp, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan tới các mục đích sử dụng khác nhau (xem bảng 1.2)- Thông tin chiến lược: thông tin chiến lược có liên quan tới những chính sách lâu dài cảu một doanh nghiệp. nó là mối quan tâm chủ yếu của các nhà quản lý cấp cao. Đối với một chính phủ, thông tin chiến lược bao gồm những nghiên cứu về dân cư, những nguồn lực có giá trị đối với các quốc gia , số liệu thống kê về cán cân thu chi và đầu tư nước ngoài,… đối với một doanh nghiệp, nó bao gồm những thông tin về tiềm năng cảu thị trường và cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát triển sản phẩm. những thay đổi về năng xuất lao động, và các công việc mới phát sinh. Về bản chất, thông tin chiến lược là những thông tin liên quan tới việc lập kế hoạch lâu dài, thiết lập các dự án, và đưa ra những cơ sở dự báo cho sự phát triển tương lai. Phần lớn các thông tin chiến lược đều xuất phát từ những quá trình xử lý thông tin trên máy tính. 7Bảng 1.2. Tính chất của thông tin theo cấp quyết địnhĐặc trưng thông tinTác nghiệp Chiến thuậtChiến lượcTần suất Đều đặn, lặp lạiPhần lớn là thường kỳ, đều đặnSau một thời kỳ dài trong trường hợp đặc biệtTính độc lập của kết quảDự kiến trước đượcDự đoán sơ bộ có thông tin bất ngờChủ yếu không dự đoán trước đượcThời điểmQuá khứ và hiện tạiHiện tại và tương laiDự đoán cho tương lai là chínhMức chi tiết Rất chi tiếtTổng hợp, thống kêTổng hợp, khái quátTính cấu trúc Cấu trúc caoChủ yếu là có cấu trúc. Một số phi cấu trúcPhi cấu trúc caoĐộ chính xác Rất chính xácMột số dữ liệu có tính chủ quanMang nhiều tính chủ quanNgười sử dụngGiám sát hoạt động tác nghiệpNgười quản lý cấp trung gianNgười quản lý cấp cao- Thông tin chiến thuật: là những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn (một tháng hoặc một năm), và thường là mối quan tâm của các phòng ban. Đó là những thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo tài chính hàng năm. Dạng thông tin này thường xuất phát từ những dữ kiệu của các hoạt động hàng ngày. Do đó, nó đòi hỏi một quá trình sử lý thông tin hợp lý và chính xác. Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau trước khi đưa ra quyết định - Thông tin điều hành (tác nghiệp): những thông tin này thường sử dụng cho những công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc thậm chí vài giờ ở một phòng ban nào đó. Nó bao gồm thông tin về số lượng chứng khoán mà đồng nghiệp đang có trong tay, về lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc,… thông tin điều hành, về bản chất, được rút ra một cách nhanh 8chóng từ dữ liệu về các hoạt động thu thập dữ liệu gấp rút. Nó có ít người sử dụng hơn là các thông tin chiến thuật. 1.2.4. Các nguồn thông tin của doanh nghiệp Thông tin được sử dụng trong các doanh nghiệp được thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn thồng tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong. Nguồn thông tin bên ngoài: mọi thông tin mang tinh chất định hướng của nhà nước và cấp trên như luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ… là những thông tin mà bất kỳ tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên. Những thông tin này thường được các tổ chức của chính phủ cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên. Những thông tin này thường được các tổ chức của chính phủ cung cấp. ngoài ra, những thông tin về thị trường và hoạt động của đối thủ cạnh tranh, các đối tác, các xu hướng thay đổi, v.v… cũng là những thông tin bên ngoài quan trọng mà doanh nghiệp quan tâm theo dõi. Các đối tượng cung cấp thông tin này bao gồm:- Khách hàng: trong nền kinh tế thị trường thông tin về khách hàng vô cùng quan trọng. các thông tin về khách hàng chính của doanh nghiệp thường được lưu lại trogn các hồ sơ về khách hàng.- Đối thủ cạnh tranh: biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay- Doanh nghiệp có liên quan: muốn doanh nghiệp tồn tại lâu dài, nhà quản lý cần có những thông tin về đối thủ cạnh tranh sẽ xuất hiện trong tương lai.- Các nhà cung cấp: người bán đối với doanh nghiệp là đầu mỗi cần có sự chú ý đặc biệt. thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch định được kế sách phát triển cũng như liểm soát tốt chi phí và chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình.- Các tổ chức của chính phủ: đóng vai trò là người cung cấp những thông tin có tính chính thức về mặt pháp chế nhìn chung , thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp có thể được cung cấp thông tin chuyên biệt.9 Nguồn thông tin nội tại trong doanh nghiệp: ngoài nguồn thông tin bên ngoài, doanh nghiệp có một nguồn thông tin quan trọng từ hệ thống thông tin với các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp. Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, và do đó, hình thành những mục tiêu đa dạng có những đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm, cũng như về nguồn sử dụng và người điều hành.1.3. Hệ thống thông tin quản lý1.3.1. Khái niệm hệ thống? Hệ thống là một tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục đích xác định.Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất và nhân lực. Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là thành phần của một hệ thống khác. Những hệ thống mà chúng ta đang xem xét thực chấtđều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác và đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những nhiệm vụ khác nhaucủa công việc. Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được một số kiến thức lớn mà nó phục vụ. Những yếu tố cơ bản của một hệ thống bao gồm:- Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá mức độ thành công cảu hệ thống.- Phạm vi: phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống.- Môi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống.- Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống được đưa vào hệ thống.- Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài.1.3.2. Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý và một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức.10 Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt một con người, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ chức hoặc trong một môi trường xung quanh đó. Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính như sau( xem hình 1.1):- Nhập dữ liệu: hoạt động thu thập và nhập dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin.- Xử lý dữ liệu: quá trình chuyển đổi từ những dữ kiệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng cao ý nghĩa đối với người sử dụng.- Cung cấp thông tin: sự phân phối các thông tin không chỉ được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó.- Lưu trữ thông tin các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận được nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, các thông tin này vẫn cần để sử dụng. vì vậy, việc lưu trữ thông tin cũng là một hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin được lưu trữ thương tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo, và các cơ sở dữ liệu.- Thông tin phản hồi: hệ thống thông tin thương được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi. thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện qua trìh thu thập và sử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện.Hình 1.1. Các chức năng chính của hệ thống thông tinThu thập dữ liệuXử lý dữ liệuCung cấp thông tinKiểm soát thực hiện hệ thốngLưu trữ dữ liệuPhản hồi11Lưu ý, hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến máy tính – mặc dù ngày nay công nghệ thông tin giúp vận hành các hệ thống thông tin hiệu quả hơn nhiều. hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút, và vẫn được sử dụng rộng rãi trogn các doanh nghiệp việt nam hiện nay. Hệ thống thông tin vi tính (computer based Information system) dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin. Trong giáo trình này, khi sử dụng cụm từ hệ thống thông tin, chúng ta chỉ nhắc tới hệ thống thông tin vi tính. Mặc dù hệ thống thông tin vi tính sử dụng công nghệ thông tin để xử lý dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, cần phân biệt rõ máy tính và chương trình vi tính với hệ thống thông tin. Các máy tính điện tử và các trươgn trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật, công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thông tin hiện đại. máy tính là thiết bị lưu trữ và xử lý thông tin. Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp các chỉ thị dẫn và điều hướng dẫn và điều khiển xử lý máy tính. Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế giả pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp, nhưng máy tính chỉ là một phần của hệ thống thông tin. Máy tính và các chương trình là những yếu tố không theerr thiếu hệ thống thông tin vi tính, những chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanh nghiệp cần. để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta cần phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình thiết kế và triển khai, và các quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin.1.4. Phân loại các hệ thống thông tin quản lý 12 Như trên đã đề cập tới, do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp độ quản lý khác nhau, nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin tồn tại trong tổ chức .các dạng hê thống thông tin trong tô chưc có thề được phân loại theo các phương thức khác nhau 1.4.1. Phân loại theo cấp ứng dụng Trong hình 1.2,doanh nghiệp được chia thành bốn cấp : chiến lược, chiến thuật, chuyên gia, và tác nghiệp. ngoài ra, các hệ thống thông tin còn được tiếp tục chia thành năm khu vực chức năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế toán, và tổ chức nhân sự. các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các cấp và chức năng khác nhau (Anthony, 1965) Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc… trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phê duyệt vay nợ, và lưu thông nguyên vật liệu trogn nhà máy. Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp. còn bao nhiêu sản phẩm tồn kho ? Anh X đã lĩnh lương chưa? Để trả lời những câu hỏi dạng này, thông tin thường phải chính xác, cập nhật thường xuyên, và dễ sử dụng. ví dụ về hệ thống thông tin thuộc loại này bao gồm: hệ thống lưu các khoản rút tiền khỏi tài khoản ngân hàng từ một máy rút tiền tự động (ATM), hoặc hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại nhà máy.Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức dữ liệu cho những người nghiên cứu trong một tổ chức. mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin, và xử lý các công việc hàng ngày trogn doanh nghiệp Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định, và tiến hành các hoạt động của các nàh quản lý cấp trung gian. Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng tốt hay không. ở cấp này, các thông tin cung cấp chủ yếu thông qua các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm v.v… các hệ thống 13cấp chiến thuật thường cung cấp báo cáo về định kỳ hơn là thông tin về các hoạt động. một ví dụ là hệ thống quản lý công tác phí báo cáo về toàn bộ chi phí đi lại, ăn ở, tiếp khách của nhân viên các phòng ban của công ty, đánh dấu những trường hợp mà chi phí thực vượt quá ngân quỹ. Một số hệ thống cấp chiến thuật hỗ trợ cho các quyết định bất thường (keen và marton, 1978). Chúng thường giả quyết những vấn đề ít có cấu trúc hơn, những yêu cầu về thông tin cũng ít rõ ràng hơn. Các hệ thống loại này thường trả lời câu hỏi dạng “ nếu – thì”: nếu chúng ta tăng gấp đôi doanh số bán ra vào tháng 12 thì sẽ ảnh hưởng tới lịch trình sản xuất như thế nào nếu hoạt động của nhà máy bị dình lại từ 6 tháng thì điều gì sẽ xảy ra với việc thu hồi vốn đầu tư? Trả lời những câu hỏi này đòi hỏi nhiều dữ liệu từ bên ngoài doanh nghiệp, cũng như dữ liệu nội bộ không dễ truy cập được từ các hệ thống cấp tác nghiệp thông thường.Hệ thống thông tin cấp chiến lược: giúp các nhà quản lý cấp caco xử lý đưa ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài. Mục tiêu của hệ thống thông tin giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi trong môi trường. những câu hỏi họ đặt ra tương tự doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân công trong vòng năm 5 tới? xu hướng giá thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là gì, công ty sẽ chịu được mức chi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm nào sau năm 5 tới?1.4.2. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu raNgoài cách phân loại trên, còn có thể phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.a. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch Hệ thống thông tín xử lý giao dịch ( transaction processing system – TPS) là hệ thống thông tin cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp. TPS là một hệ thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ: nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân 14viên, và vận chuyển vật tư. Chúng trợ giúp chủ yếu cho các hoạt động ở mức tác nghiệp. những hệ thống thuộc loại này bao gồm: hệ thống trả lương, hệ thống lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nàh cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng, hệ thống tính thuế phải trả của người nộp thuế,…TPS nằm ở cấp tác nghiệp, thực hiện các hoạt động chính như sau:- Thu thập: các giao dịch sự kiện - Xử lý: cập nhật, sắp xếp, tổng hợp- Phân phối: các báo cáo chi tiết, danh sách, tóm tắt- Người dùng: nhân viên tác nghiệp, quản đốc, trưởng nhóm Hệ thống xử lý giao dịch thường đống vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đến nỗi sự cố của TPS trong vòng ít giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho công ty và còn có thể ảnh hưởng tiêu cực tới các công ty khác.b. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Hệ thống thông tin phục vụ quản lý ( Management Information System – Mis): phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức. các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch, chất lượng thông tin mà chúng ra phụ thuộc nhiều vào qua trình vận hành của hệ xử lý giao dịch, chất lượng thông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào quá trình vận hành của hệ xử lý giao dịch. Thông thường hệ thống chỉ quản lý các sự kiện nội bộ. MIS chủ yếu phục vụ các chức năng lập kế hoạch giám sát và ra quyết định ở cấp quản lý. MIS thường phục vụ các nhà quản lý quan tâm đến những kết quả hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm – chứ không phaỉ hoạt động hàng ngày. MIS cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thông thường đã được định trước và có một quy trình định trước để trả lời chúng. Ví dụ, báo cáo MIS lập danh sách tổng khối lượng đường được sử dụng ở quý này bởi một mạng lưới quán cà phê, hoặc so sánh tổng doanh số hàng năm của một số sản phẩm so với mục tiêu đề ra. Hệ thống phan tích năng lực bán hàng, 15theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất, nghiên cứu thông tin về thị trường… là những ví dụ về MIS.Các hệ thống này thường không linh hoạt và ít có khả năng phân tích. Phần lớn MIS sử dụng các kỹ năng đơn giản như tổng kết và so sánh chứ không phải các phương pháp học phức tạp hay thuật toán thống kê.MIS nằm ở cấp chiến thuật và thực hiện các hoạt động chính như sau:- Thu thập: dữ liệu khối lượng lớn từ TPS- Xử lý: các quy trình đơn giản (tổng kết và so sánh)- Phân phối: các báo cáo tổng hợp, tóm tắt- Người dùng: nhà quản lý bậc trungc. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision System- DSS) là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là giúp các hoạt động ra quyết định. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định các định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó, có còn phải có còn phải có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diện và đnáh giá tình hình.DSS nằm ở cấp chiến thuật và thực hiện các hoạt động chính như sau:- Thu thập: dữ liệu khối lượng nhỏ- Xử lý: tương tác, mô hình hóa để đánh giá các giải pháp- Phân phối: các báo cáo phân tích, trợ giúp ra quyết định- Người dùng: nhà quản lý bậc trung, chuyên giad. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Executive support System ESS) tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ khôn cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. ESS được tiết kế tổng hợp dữ liệu cả về những sự kiện sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những sự kiện bên ngoài như các quy định thuế mới hay các động thía của đối thủ cạnh tranh, và cả những thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS. Hệ thống sàng 16lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giảm nhiều thời gian và công sức để nắm bắt thông tin hữu ích cho các lãnh đạo. ESS sử dụng phần mềm đồ họa tiên tiến nhất và có chuyển tải đồng thời các biểu đồ và dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau tới cấp lãnh đạo.Không giống các loại hệ thống thông tin khác, ESS không thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể. Thay vào đó, ESS cung cấp các công cụ để tổng hợp dữ liệu, theo dõi, ước lượng các tư thế tùy theo yêu cầu của người sử dụng. trong khi các DSS có tính phân tích cao, thì ESS ít sử dụng các mô hình phân tích. ESS giúp trả lời các câu hỏi như: doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vự kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì? Cần phải sáp nhập doanh nghiệp với công ty nào khác đẻ đối phó với những thay đổi bất lợi trên thị trường? nên chuyển nhượng công ty con hay bộ phận nào cao nhất. do đó chúng tập hợp các giao diển đồ họa dễ sử dụng.17ESS nằm ở cấp chiến lược và thực hiện các hoạt động chính như sau:- Thu thập: dữ liệu đã tổng hợp- Xử lý: tương tác- Phân phối: các dự báo, phân tích, báo cáo tổng hợp- Người dùng: nhà quản lý cấp caoe. Hệ thống chuyên giaHệ thống chuyên gia (Expert System – ES) là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vự nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi cơ sở trí tuệ và một hệ động cơ suy diễn. có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một cơ sở tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ.Hệ thống chuyên gia gồm hai loại là hệ thống thông tin cung cấp tri thức và hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng.Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS hệ thống tự động hóa văn phòng (office Automated System – OAS) phục vụ nhu cầu ở cấp chuyên gia của doanh nghiệp. KWS hỗ trợ lao động tri thức, còn OAS giúp ích cho lao động dữ liệu.Lao động tri thức (knowledge worker) là những nhân công có trình độ cao và thường thuộc những ngành nghề được thừa nhận như kỹ sư, bác sĩ, luật sư và nhà khoa học. công việc của họ bao gồm tạo ra thông tin và kiến thức mới. ví dụ về KWS có thể là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí (CAD), hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm… Các hệ thống tự động hóa văn phòng là những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng. Hệ thống văn phòng liên kết các lao động tri thức, các đơn vị, và bộ phận chức năng. 18Hệ thống này giúp liên hệ với khách hàng, nhà cung cấp và các tổ chức khác ở bên ngoài công ty, và phụcvụ như một kho xử lý thông tin và kiến thức. Các hệ thống tự động khóa văn phòng giúp quản lý văn bản, chế bản điện tử, nhận diện văn bản và quản lý tập tin; giúp quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điên tử; hay các chức năng chuyền giọng nói và hình ảnh qua mạng.f. Mối quan hệ các thông tin nói trênHình 1.3 thể hiện mối liên hệ giã các hệ thống phcuj vụ các cấp khác nhau trong doanh nghiệp. TPS là nguồn dữ liệu chủ yếu cho các hệ thống khác trogn khi ESS là nơi tiếp nhận dữ liệu từ những hệ thống thấp hơn.các loại hệ thống còn lại cũng có thể trao đổi dữ liệu với nhau. Dữ liệu còn có thể được trao đổi giữa các hệ thống phục vụ những bộ phận chức năng khác nhau. Ví dụ: một đơn đặt hàng, hoặc tới một MIS cho việc báo cáo tài chính.Hình 1.3. Mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin quản lýHệ thống xử lý giao dịch (TPS)Hệ thống chuyên gia(KWS& OAS)Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) Hệ thống phục vụ quản lý(MIS)Hệ thống hỗ trợđiều hành (ESS) 19 Rõ ràng, sự kết hợp giữa các hệ thống này đem lại lợi ích khá lớn vì thông tin có thể lưu chuyển dẽ dàng giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, và cùng một dữ liệu không phải nhập nhiều lần vào các hệ thống khác nhau. Tuy nhiển, việc tích hợp hệ thống rất phức tạp, chi phí cao và mất thời gian. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ giữa nhu cầu tích hợp hệ thống của mình và những khó khăn sẽ nảy sing khi đáp ứng nhu cầu đó.1.4.3. Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ Tương tự như phân loại theo cấp tổ chức, hệ thống thông tin còn có thể được phân loại theo chức năng chúng phục vụ trong doanh nghiệp. theo cách phân loại này, mỗi một dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật, và cấp chiến lược. những ví dụ vè hệ thống thông tin dạng này bao gồm: hệ thống quản lý bán hàng và marketing, hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống thông tin kế toán, tài chính, v.v… chúng ta sữ nghiên cứu kỹ hơn về các hệ thống thông tin này trong chương 5 của giáo trình. 1.5. Vai trò và tác động vủa hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Khác với thời kỳ những năm 1950, khi mà các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hệ thống thông tin để giảm chi phí cho các công việc giấy tờ thông thường, hiện nay, hệ thống thông tin có thể đóng via trò chiến lược trogn một tổ chức. doanh nghiệp. không những chỉ đóng vai trò chiến lược trong một tổ chức. doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin ở mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp. không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các hệ thống thông tin đã trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế mạnh sẵn có.20Sau đây là một số tác động của công nghệ thông tin tới doanh nghiệp:• Ứng dụng trong nội bộ phòng, ban, bộ phận, chức năng• Ứng dụng tích hợp các phòng, ban, bộ phận• Cải tổ quy trình nghiệp vụ, tái cơ cấu tổ chức: sát nhập, cơ cấu tổ chức mỏng, tổ chức ảo• Thay đổi quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng, nhà trung gian• Thay đổi sản phẩm, dịch vụ Có thể kể ra đây một số những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn:(1) Đầu tư vào công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình. Hiện nay, nhiều nhà máy sản xuất ô tô đã sử dụng công nghệ sản xuất có hỗ trợ của máy tính để điều khiển quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm. việc phân phối xe ô tô và các phụ tùng thay thế , cũng như việc chi trả của khách hàng, và thông tin về bán hàng hay về tình hình tài chính giữa các vùng khác nhau đều sử dụng mạng viễn thông. Nhờ phương thức đó, doanh nghiệp đã hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều và đồng thời cũng giảm được chi phí ở mức lớn nhất có thể.nhìn chung, phương thức sử dụng hê thống thông tin trong quản lý phù hợp với các doanh nghiệp có chiến lược giảm chi phí.(2) Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp các doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mau hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu. phần lớn các công ty viễn thông đều rất chú trọng hoạt động này. Họ khuyến khích khách hàng qua việc mua bán và cung cấp các dịch vụ thông tin đều rất chú trọng hoạt động này. Họ khuyến khích khách hàng qua việc mua bán và cung cấp các dịch vụ thông tin nhanh nhất có thể.(3) Một tác dụng khác của hệ thống thông tin là khuyến khích các hoạt động sáng tạo trogn doanh nghiệp. đó là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch 21vụ mới và các quá trình sản xuất hoặc hoạt động mới trong doanh nghiệp. việc này có thể tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp.(4) Một trogn những vấn đề cần nhấn mạnh ở đây là việc tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp hàng bị gắn chặt vào các thay đổi công nghệ hoặc bên trogn doanh nghiệp, và cả sự không thuận tiện nếu họ chuyển sang sử dụng hoặc cung cấp sản phẩm cho một doanh nghiệp khác. Việc các hang hàng không đầu tư xây dựng hệ thống thông tin trogn hang một cahcs hoàn hảo và do đó trợ giúp cho hệ thống đặt vé tự động của mình chính là một biểu hiện của việc đầu tư vào hệ thống tin dã đem lại ưu thế cạnh tranh cho các hang này.(5) Đầu tư vào công nghệ thông tin còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động của một doanh nghiệp. Tổ chức ảo: các tổ chức kiểu này không thực sự tồn tại ở dạng vật chất. chúng được tạo thành dựa trên sự thỏa thuận giữa các đối tác khác nhau. Một nhóm các cá nhaan sẽ sử dụng các bảng tin trên máy tính để truyền đạt thông tin, trao đổi các ý kiến với nhau dạng hoạt động này thường tồn tại trong các cuộc hội thảo hàng kỳ với các thỏa thuậ được trao đổi thông qua hệ thống thư điện tử Tổ chức theo thỏa thuận: có một số tổ chức được hình thành thông qua các thỏa thuận và các chuyền thoogn điện tử. trogn đó, các tổ chức sử dụng hệ thống chuyền thông để tạo ra những hàng ảo, cho việc lưu trữ hàng hóa. Nhờ đó, một doanh nghiệp cung cấp hoa tươi cho khách hàng ở bất cứ nơi nào và thời điểm nào. Các tổ chức theo chuyền thông với các bộ phận cấu thành diện tử: dạng tổ chức này rất quen thuộc với các doanh nghiệp. nó chỉ thay thế một số phòng ban của doanh nghiệp bằng cơ cấu truyền thông điện tử hỗ trợ cho các tổ chức theo chuyền thống đòi hỏi người quản lý luôn phải đặt ra câu hỏi liệu công nghệ thông tin có khả năng thay thế hoàn toàn cho thành phần đó của tổ chức hay không.22 Liên kết tổ chức:dây là tổ được thành lập giữa các khách hàng và những nhà cung cấp. các khách hàng lớn thường gởi đơn đặt hàng theo lịch trình kinh doanh của họ và đòi hỏi các nhà cung cấp nhỏ phải cung cấp cho họ và đòi hỏi các nhà cung cấp nhỏ phải cung cấp cho họ như thể đó là một thành viên của một tổ chức mẹ. các doanh nghiệp sản xuất ô too và xe máy thường hay thiết lập mối quan hệ như vậy 1.6. Xu hướng phát triển của hể thống thông tin Trên thế giới cũng như ở việt nam, các doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT). Mới trước đây 10 năm, các doanh nghiệp Việt nam hầu như còn hết sức xa lạ với cái gọi là hệ thống sử dụng thông tin cho mục quản lý.chỉ có một số các ông chủ doanh nghiệp giàu có sử dụng hệ thống máy tính như một vật trưng bày để khuyếch trương thanh thế của doanh nghiệp . nhưng giờ đây ,đó không con là điều mới mẻ nữa mà phần nào đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ quan khác nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp, tới các cơ quan trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất,kinh doanh , tạo ra của cải vật chất cho toan xã hội . các doanh nghiệp đã cảm nhận được hết tất cả các lợi ích của việc sử dụng máy tính trong hoạt động sản xuất ,kinh doanh , và để lưu trữ , khai thác ,xử lí những thông tin sẵn có trong doanh nghiệp. Trong khoảng vài năm trở lại đây ,không chỉ có các hệ thống máy tính cục bộ lên ngôi mà trên toàn bộ thị trường việt nam đã bắt đầu xuất hiện cái gọi là hệ thống mạng thông tin quốc tế - Internet. Việc sử dụng Internet đã giúp cho các doanh nghiệp tăng khả năng kinh doanh lên gấp bội và đó là một trogn những nguyên nhân chính thức đẩy một nước còn lạc hậu về trang thiết bị và kỹ thuật như nước ta đầu tư vào phát triển hệ thống truyền tin qua mạng Internet này. Một câu hỏi đặt ra ở đây là, bằng cách nào mà cách mạng Internet có thể giúp các doanh nghiệp tăng khả năng trao đổi nhanh chóng thông tin nơi này tới nơi khác, giúp cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty đa quốc gia có khả năng thiết lập hệ thống liên lạc và trao đổi những kế hoạch 23hành động một cách nhanh chóng và đúng lúc. Thông tin nhanh và kịp thời bao giờ cũng là yếu tố luôn được lưu ý tới. Các kĩ thuật truyền thông ra đời từ trước tới nay đều nhằm giúp cho con người có khả năng trao đỏi thông tin nhanh nhất. Sự ra đời của mang Internet cung không nằm ngoài muc đích đó. Bên cạnh khả năng cung cấp thông tin lớn mạnh và tưc thời, Internet còn còn là mạng lưới tiếp thị tốt nhất mà ngày nay các doanh nghiệp có thể sử dụng để tiếp cận các khách hàng trực tiếp và gián tiếp của mình ở mọi nơi trên thế giới. Một xu hướng nũa mà ngày nay các doanh nghiệp hết sức chú ý tới đó là xu hướng tự động hóa các quá trình sản xuất và quản lý trong doanh nghiệp. Sự tiêu chuẩn hóa quá trình quản lý với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, đã trở thành một thách thức đối với các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp đang phát triển trong một nền kinh tế chuyển đổi như nền kinh tế Việt Nam. \ Các dây chuyền sản xuất hiện nay đang được áp dụng ở hầu hết các nhà máy, cả những nơi sản xuất tự động hoàn toàn với khối lượng lớn tới những nơi sản xuất bán tự động với khối lượng nhỏ, đều được điều khiển bằng những hệ thống máy móc đã được lập trình sẵn. Đây đó, người ta nhận thấy có những robot hoạt động tự động cùng làm việc trong một dây chuyền sản xuất với những người công nhân chyên nghiệp. Nếu trong những dây chuyền sản xuất như vậy, sư truyền thông tin từ một bộ phận này qua bộ phận khác không liên tục và chính xác hay hệ thống tin nội bộ trong các doanh nghiệp đó không hiệu quả, thì việc quản lý quá trình sản xuất trở nên hết sức khó khăn. 24Câu hỏi ôn tập và thảo luận cuối chương 11.thế nào là hệ thống thông tin? Một hệ thống thông tin có nhât thiết phải sử dụng máy tính hay không?2.Dũ liệu và thông tin khác nhau như thế nào?3.Trong doanh nghiệp có những dạng thông tin nào và doanh nghiệp có thể thu nhập thông tin đó ở những nguồn nào?4.Hệ thống thông tin quản lý có làm giảm số người quản lý ở các cấp không?5.Doanh nghiệp sẽ phải đối đầu vơi những khó khăn gì mà hê thống thông tin quản lý và sự phát triển công nghệ thông tin đem tới?6.Hệ thống thông tin quản lý có thể đem lại những lợi ích gì chon doanh nghiệp?7.Các doanh nghiệp có thể hiểu như thế nào về nhu cầu kinh doanh và các hệ thống trong môi trường kinh doanh toàn cầu?8.Các doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ thông tinđẻ đạt được những mục tiêu kinh doanh mà họ đạt ra như thế nào?9.Các hệ thống thông tin có thể phân loại theo những tiêu chí nào?Hãy nêu các dạng hệ thống thông tin mà anh/chị biết?10.Trong tương lai, các doanh nghiệp có thể áp dụng các thành tựu của công nghệ thông tin và truyền thông trong những lĩnh vực nào?11.Có người cho rằng, phần lớn những khó khăn mà chúng ta gặp với hệ thống thông tin quản lý sẽ biến mất khi máy tính trở nên nhanh hơn và rẻ hơn. Anh/chị có thống nhất với ý kiến đó không? 25 |
