Xác định quyền hạn và trách nhiệm Quyền hạn và trách nhiệm của người đảm nhận nơi làm việc được chuyển hóa từ nhiệm vụ của nơi làm việc đó. Trách nhiệm có điều kiện tiền đề ở mối quan hệ giữa ít nhất là hai nơi làm việc: nơi giao nhiệm vụ và nơi nhận nhiệm vụ. Do có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm mà mối quan hệ có tính nguyên tắc được hình thành giữa hai nơi làm việc: phải báo cáo thực hiện nhiệm vụ sau khi hoặc trong tiến trình thực hiện nhiệm vụ. Hình thành các cấp quản trị và các bộ phận Việc phân chia nhiệm vụ cho các nơi làm việc cá biệt có thể diễn ra căn cứ vào các đặc trưng khác nhau. Các đặc trưng có tính chất vật chất chẳng hạn là đối tượng lao động (khách thể) và hoàn thành công việc. Nếu các nhiệm vụ có đối tượng cùng loại được tập hợp vào một nơi làm việc thì nơi làm việc này sẽ thực hiện các công việc không giống nhau. Chẳng hạn người phụ trách lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phải tiến hành nhiều công việc khác nhau như: công tác nghiên cứu thị trường, công tác mua sắm, công tác tiêu thụ sản phẩm... của cùng một đối tượng là doanh nghiệp. Còn nếu sắp đặt vào một nơi làm việc một số nhiệm vụ với các công việc cùng loại thì nơi làm việc thực hiện cùng một loại công việc nhưng trên các đối tượng khác nhau, chẳng hạn cùng một công việc kế hoạch hóa nhưng ở các cấp khác nhau: cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng, cấp ngành, tổ sản xuất và nơi làm việc thì khác nhau. Phân chia nhiệm vụ căn cứ vào đối tượng chính là sự phân chia nhiệm vụ quản trị theo chiều dọc của quan hệ thứ bậc trong quản trị nhằm làm hình thành các cấp quản trị trong doanh nghiệp. Cấp quản trị là một tập hợp các nơi làm việc hoặc các bộ phận khác nhau cùng có nhiệm vụ lãnh đạo trên đối tượng giống nhau. Vấn đề quan trọng nhất khi phân chia nhiệm vụ theo thứ bậc là nhiệm vụ quản trị phải tập trung lại hay phải tách biệt nhau, nghĩa là người ta cần phải lựa chọn hệ thống quản trị tập trung hay phi tập trung. Ngoài ra cũng phải giải quyết vấn đề một người lãnh đạo ở một cấp quản trị cụ thể phụ trách bao nhiêu nơi làm việc là vừa. Việc tập trung các nơi làm việc vào một đầu mối phải đảm bảo thỏa mãn các điều kiện như hoàn thành nhiệm vụ được giao, khả năng kiểm tra và trao đổi thông tin. Cho đến khi người phụ trách không thể điều khiển và kiểm tra những người dưới quyền đợc nữa thì tất yếu dẫn đến sự chia cắt cũng như tiếp tục phân chia nhiệm vụ. Sự phân chia nhiệm vụ cho các cấp của doanh nghiệp có kết quả hình tháp: quản trị viên cấp càng cao càng phụ trách ít người (bộ phận) dưới quyền. Đỉnh của hình tháp là cơ quan đầu não quản trị doanh nghiệp. Số lĩnh vực quản trị và số cấp quản trị phụ thuộc vào tính chất đặc thù của mỗi doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin Như định nghĩa quản trị đã được nêu thực chất của hoạt động quản trị doanh nghiệp là hoạt động ra quyết định. Sẽ không thể ra được bất kỳ quyết định quản trị nào nếu không có thông tin, độ tin cậy của quyết thống thông tin không chính thức cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực nếu qua đó các thông tin truyền đạt bị sai lệch. Phân cấp, phân quyền, ủy quyền trong quản trị Khái niệm Quyền lực là phương tiện để tác động lên suy nghĩ và hành động của người khác. Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành cho một người để tạo ra khả năng sử dựng những quyết đoán của họ thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra các chỉ thị. Quyền lực nên tập trung hay phân tán trong một tổ chức? Tập trung hay phân tán ở mức nào?
-Các quyết định được đề ra ở các cấp càng thấp trong tổ chức, và có những ảnh hưởng quan trọng. -Càng có nhiều chức năng chịu tác động bởi các quyết định được đưa ra ở các cấp thấp hơn trong tổ chức. -Sự phân quyền càng lớn nếu các quyết định của cấp dưới không cần phải tham khảo ý kiến của cấp trên. Càng phải xin ý kiến ít người khi ra quyết định ở cấp bậc quản lí càng thấp thì sự phân quyền càng lớn.
Việc giao quyền hạn có vẻ được thực hiện đơn giản, thế nhưng các công trình nghiên cứu đã chỉ ra rằng người quản lý bị thất bại do sự giao quyền quá dở, chứ không phải do bất kỳ nguyên nhân nào khác, Đối với những ai đang sắp bước vào bất kỳ loại hình tổ chức nào, điều rất bổ ích là phải nghiên cứu khoa học và nghệ thuật giao quyền Những nguyên tắc giao quyền Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: quyền được giao cho từng người quản lý cần phải tương ứng, nhằm bảo đảm rằng họ có khả năng hoàn thành các kết quả mong muốn và nhắm đạt được mục tiêu quản lý đã đề ra. Nguyên tắc xác định theo chức năng: Mỗi đơn vị được trao những quyền hạn trong phạm vi chức năng quản lý của mình. Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc bậc thang nói về mỗi chuỗi các quan hệ quyền hạn trực tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới xuyên suốt Việc ủy quyền phải bằng văn bản và người được ủy quyền không được ủy quyền lại. Ký thừa lệnh (TL): cấp trên uỷ nhiệm cho người dưới thủ trưởng một cấp ký một số văn bản nhất định. Ký thay (K/T): cấp trên có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Ký “thay mặt” (T/M): người ký là người thay mặt cho tập thể để ký các văn bản đã được thảo luận và quyết định theo đa số. |
