 Nhân lực luôn là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình thực thi dự án vì thế nó vừa giúp một dự án nhanh chóng đi đến thành công vừa có thể là nguyên nhân khiến quá trình triển khai đi vào bế tắc. Giống như một đội bóng trước khi ra sân, huấn luyện viên cần biết được điểm mạnh, điểm yếu, vị trí tạo cơ hội phát huy của từng cầu thủ để sắp xếp, tập hợp nguồn lực cho đội hình chính và cả hàng ghế dự bị. Biết mình biết ta trăm trận trăm thắng, tuy nhiên với quản lý dự án chỉ cần hiểu rõ và phân bổ khoa học nguồn lực này đã có thể nắm chắc phần thắng trong tay. Sau đây là tổng hợp tương đối đầy đủ những điều cần biết về lập kế hoạch nhân sự cho dự án.Lập kế hoạch nguồn lực dự án là gì? Là khi mục tiêu của dự án được thống nhất và bắt đầu đi vào lập kế hoạch trước khi thực thi theo quy trình, một nhà quản lý cần dự tính được nguồn lực điều phối cho dự án này, cụ thể nhiệm vụ cho từng tổ chức đến cá nhân để phối hợp nhịp nhàng tạo ra hiệu quả triển khai như dự tính ban đầu. Không giống như một kế hoạch tuyển dụng hay điều phối nguồn lực trong doanh nghiệp, một dự án thường có ít thời gian hơn cho các quyết định phân bổ của mình, đồng thời chịu trách nhiệm lớn hơn bởi hậu quả thường khó khắc phục và phải trả bằng chi phí lớn hoặc thời gian quý giá – thứ luôn có hạn và quan trọng với mỗi dự án. Quy trình lập kế hoạch nhân sự cho dự án.Tập hợp công việc: Trước mỗi mục tiêu cụ thể nhà quản lý cần xác định một tập hợp các hành động cần làm để đạt được mục tiêu đó. Ở bước này bạn cần liệt kê chi tiết toàn bộ những gì sẽ xảy ra và cần xử lý dựa trên cơ sở tiến trình dự án trước khi đi đến kết quả cuối cùng. Ở mỗi công việc, cần xác định chi tiết điều kiện đảm bảo hoàn thành, thời hạn, sự phụ thuộc và các nhân tố tác động. Thiết lập cấu trúc công việc: Đứng trước một tập các công việc khác nhau, bạn cần bắt tay vào việc phân loại, đưa chúng vào các nhóm tương ứng với vị trí có nhiệm vụ kiểm soát và giải quyết các công việc này. Người quản lý dự án phải xác định các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết cho mỗi vai trò làm cơ sở cho bước đo ni đóng giày – chọn người phù hợp. Bạn có thể sử dụng công cụ cấu trúc phân chia công việc (WBS- Work Breakdown Structure) để tập hợp các yếu tố công việc rời rạc theo mức độ ưu tiên, khả năng hoàn thành….Khi đã có một mục lục công việc rõ ràng, nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn trong kiểm soát thực thi ở giai đoạn tiếp theo. Chọn lựa và phân quyền: Một kế hoạch dự án luôn bao gồm thông tin về số lượng và chất lượng nhân sự có được trong quá trình tìm kiếm và phân bổ. Với mỗi vị trí khác nhau cùng yêu cầu năng lực tương ứng, nhà quản lý luôn đứng trước các quyết định phân bổ nguồn lực chủ quan trước khi một dự án đi vào triển khai. Làm thế nào để lập kế hoạch nhân sự cho dự án khoa học nhất?Trước khi thực hiện bất kì hành động nào trong một dự án đều cần hiểu rõ mục tiêu của nó là gì. Có thể đội của bạn không có những người thực sự tuyệt vời nhưng chỉ cần họ mang lại giá trị lao động, có ý nghĩa với mục tiêu cuối cùng thì việc đưa kế hoạch quản lý nhân lực vào kế hoạch quản lý tổng thể dự án sẽ giúp bạn tạo ra một đội phối hợp hiệu quả hơn cả. Nó cho phép bạn đánh giá nhân sự một cách chính xác nhất dựa vào những gì họ đang tác động tới đồng thời hai mục tiêu này. 2. Cập nhật thường xuyênỞ bước phân bổ, bạn chưa thể đánh giá quyết định của mình có chính xác hay không cho đến khi dự án thực sự đi vào hoạt động. Vì thế một kế hoạch cần được thiết kế linh động, sẵn sàng phân bổ lại phù hợp hơn với thực trạng triển khai và thích ứng với nhu cầu phát sinh trong quá trình thực thi dự án. Để xác định nhu cầu thay đổi cơ cấu nhân sự ban đầu cần nắm được năng lực thực tế của mỗi thành viên khi đưa vào môi trường dự án, nó thể hiện thông qua tiến độ cá nhân, sự tương tác và phản ứng xử lý công việc. Để theo dõi chính xác và đánh giá kịp thời, một phần mềm quản lý dự án sẽ giúp các nhà quản lý làm điều này tốt hơn, đồng thời giải pháp này cũng giúp bạn lưu trữ lịch sử phân bổ của mình phục vụ cho các quyết định khác sau khi dự án kết thúc. 3. Linh động giữa các dự ánKhi thực hiện, một vị trí nhân sự có thể không hoàn toàn tham gia vào tất cả các hạng mục triển khai của dự án. Vì thế với các vị trí nhân sự đơn giản hoặc đang phát sinh khoảng thời gian rảnh rỗi, nhà quản lý có thể sắp xếp, điều động họ xử lý các công việc khác nằm trong khả năng của họ. Bạn có thể sắp xếp một nhân sự tham gia vào hai dự án khác nhau mà vẫn giữ được hiệu quả làm việc và tiết kiệm đánh kể chi phí. Để việc luân chuyển và phối hợp này không gặp sai sót hay trùng lặp, một số giải pháp phần mềm giúp bạn quản lý đồng thời đa dự án và linh động điều chuyển nguồn lực giữa các dự án giúp tiết kiệm chi phí nhân công tối đa. Một kế hoạch nhân sự được thiết kế khoa học và hiệu quả sẽ giúp dự án đi đến mục tiêu nhanh hơn và tiết kiệm hơn trong quá trình triển khai của mình, bên cạnh đó nó còn giúp bạn có được nhận định chính xác về chất lượng nguồn lực để sử dụng cho các dự án tiếp theo. Con người quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức nói chung và của dự án nói riêng. Quản lý nguồn nhân lực là một trong công việc sống còn đối với quản lý dự án, đặc biệt với những loại dự án mà ở đó nguồn nhân lực đủ năng lực làm việc khó tìm và khó giữ. Quản lý nguồn nhân lực cho dự án bao gồm các quá trình đòi hỏi phải phân bổ và sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực con người trong toàn bộ hoạt động của dự án. Các quá trình cơ bản bao gồm
Dưới đây, bài việt sẽ đề cập tới các bạn từng quy trình cụ thể:
ntkadm Tags Nhân lực
Một số khái niệm về nguồn lực a) Khái niệm về nguồn lực Dự án đầu tư là một tập hợp các “Nguồn lực” mà các nhà quản lý đã tập trung lại nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. Các loại nguồn lực để thực hiện một dự án bao gồm những khả năng hiện có về lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Đó chính là nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, tài chính… Trong quản lý dự án, người ta thường chia các nguồn lực này theo đặc tính của chúng thể hiện trong quá trình sử dụng, các đặc tính này có hoặc không thay đổi khối lượng khi được sử dụng trong dự án. Nội dung nguồn lực trong một dự án gồm: Con người: Bản thân nhà quản lý và nhân viên trong đơn vị thường gọi là nguồn nhân lực sử dụng trong dự án; Tiền: Vốn (kinh phí – tài chính) để thực hiện dự án; Máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu phục vụ cho dự án; Kiến thức (bao gồm thông tin, thời gian, các hệ thống quản lý, các quy trình và thủ tục) sử dụng trong dự án. b) Các loại nguồn lực *Nguồn lực có thể thu hồi: Nguồn lực có thể thu hồi là các nguồn lực không thay đổi khối lượng của nó trong quá trình sử dụng. Đó là nhân lực, máy móc, thiết bị…. Đây là nguồn lực không thể xếp kho được. Khối lượng/số lượng của chúng hầu như không thay đổi trong quá trình sản xuất. Điều kiện ràng buộc đối với nguồn lực có thể thu hồi là cường độ sử dụng không được vượt quá mức hiện có hoặc có thể huy động. *Nguồn lực không thể thu hồi: Nguồn lực không thể thu hổi là các nguồn lực thay đổi khối lượng của nó trong quá trình sử dụng. Khối lượng của các nguồn lực loại này biến đổi tỷ lệ thuận với khối lượng công việc hoàn thành do chúng đã biến thành sản phẩm. Điển hình là các đối tượng lao động như vật liệu, cấu kiện, bán thành phám, tiền vốn… Điều kiện ràng buộc thường là cường độ sử dụng không được vượt mức độ cung cấp. Cần lưu ý là do tài nguyên không thu hồi có thể được dự trữ trong kho nên điều kiện ràng buộc trên trong một số trường hợp không nhất thiết phải tuân thủ. Quản lý nguồn nhân lực Vấn đề quản lý nguồn nhân lực đã trải qua những thay đổi lớn trong vòng 35 năm qua trong tất cả các loại hình công ty, tổ chức trên khắp thế giới. Trước đó, các tổ chức lớn hầu hết giao cho “Phòng nhân sự” quản lý các vấn đề liên quan đến việc tuyển mộ và trả lương cho cán bộ. nhân viên. Gần đây, các tổ chức đánh giá “Phòng nhân sự” đóng vai trò quan trọng trong công tác phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, hỗ trợ ban lãnh đạo để hoàn thành các công việc và đạt kết quả ở mức cao nhất có thể. Có nhiều phương pháp và kỹ thuật quản lý nguồn nhân lực từ cấp độ đơn giản như áp dụng phưcmg pháp lắng nghe ý kiến (phán đoán) đến việc áp dụng kỹ thuật mô phỏng trên máy lính với mục đích là cung cấp những chỉ dẫn cơ bản để phát triển công tác quán lý nguồn nhân lực cho các đon vị tham gia quản lý dự án. [44], Ngày nay, nhân lực được coi là nguồn tài nguyên quý giá mà các nhà quản lý phải đẩu tư, vun trồng và chăm sóc kỹ lưỡng. Cũng là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp nước ngoài đã điều chỉnh tên gọi bộ phận nhân sự (Personnel Department) thành bộ phận phát triển nguồn nhân lực (Human Resource Development Department). a) Khái niệm về quản lý nguồn nhân lực Quản lý nguồn nhân lực luôn là vấn đề mà lãnh đạo các tổ chức quan tâm hàng đầu. Vậy quán lý nguồn nhân lực là gì? Quản lý nguồn nhân lực là một quá trình tuyến mộ, lựa chọn, duy trì, phát triển và tạo mọi điêu kiện cho nguồn nhân lực trong đơn vị phát huy một cách hiệu quả nhằm đạt được muc tiêu đề ra. Quản lý nguồn nhân lực vừa là nghệ thuật vừa là khoa học làm cho những mong muốn của doanh nghiệp và mong muốn của nhân viên tương hợp với nhau và cùng đat đến mục tiêu. Cũng có thê hiểu theo cách khác: Quản lý nguồn nhân lực là những hoạt động (một quy trình) mà người lãnh đạo và nhóm quản lý nhân sự của đơn vị tiến hành triển khai sắp xếp nhán lưc nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Quán lý nguỏn nhân lực trong dự án là một mảng liên quan đến tất cả việc triển khai nhân lực trong lố chức. Quy trình này gồm các bước: Tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiêu qua hoạt động và sa thải nhân viên (trong trường hợp cần thiết). Trong quán lý nguôn nhân lực có hai mật của một vấn đề là: – Người lao đong trông đợi từ phía ngươi lãnh đạo một mức lương thoả đáng, điều kiện làm việc an toàn, sự phân công trong tổ chức, đồng thời họ cũng mong muốn phân định rõ trách nhiệm và quyền han; – Mặt khác, người lãnh đạo với tư cách là chủ lao động mong muốn nhân viên của mình sẽ tuẩn thủ quy định tại nơi làm việc và các chính sách kinh doanh, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ, đóng góp sáng kiến vào các mục tiêu kinh doanh, chịu trách nhiệm về cả việc tốt và việc dở, liêm khiết và trung thực. Hoạt động quản lý nhân lực là tất yếu trong mỗi tổ chức của một dự án. Do vậy, người quản lý nhân sự phải là cầu nối giữa người lãnh đặo với các thành viên của tổ chức. Muốn vậy, người quản lý nhân sự phải có cái “tâm” với nghề, có cái “tầm” để nhìn nhận, đánh giá về con người do mình quản lý được chính xác. Am hiểu tâm lý người lao động nói chung sẽ giúp người quản lý nhân sự biết được họ cần gì, nghĩ gì, tâm tư nguyện vọng họ ra sao, từ đó đề suất những quyết sách hợp lý tới người lãnh đạo, quản lý để nắm bắt, điều chỉnh. Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công tác, nhà quản lý nhân lực phải có những bí quyết riêng. Nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba bí quyết đơn giản nhưng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thoả mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu như họ biết người quản lý muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc không tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải được tôn trọng. Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng thắng và dễ đạt được thành công. • Bí quyết một: Xác định mục tiêu Bí quyết đầu tiên này là nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu mục tiêu không rõ ràng, thì không thể đánh giá được thành quả công việc của nhân viên. Trong hầu hết các đơn vị, nhân viên và ban giám đốc có hai mục tiêu khác biệt nhau. Nếu như ban lãnh đạo và nhân viên không thông tin cho nhàu để tìm ra một số mục tiêu chung mà hai bên đều nhất trí, thì sẽ chẳng có bên nào thoả mãn, thậm chí lại gây phiền toái cho nhau. • Bí quyết hai: Khen ngợi Nhà quản lý nhân sự khôn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần cơ bản: – Khen ngay lập tức: Luôn luôn khen nhân viên đúng lúc họ làm tốt, đừng để dành lời khen đó; – Khen cụ thể: Ai cũng muốn được đối xử tốt nhưng người ta cảm thấy thích nhất khi được nói chính xác là đã làm tốt cái gì; – Chia sẻ tình cảm: Hãy phát biểu cảm nhận của mình – không phải là những gì bạn nghĩ mà là những gì bạn cảm thấy. Tinh cảm là yếu tố thân mật hơn những ý nghĩ trong mối quan hệ con người. • Bí quyết ba: Khiển trách Bí quyết thứ ba của nhà quản lý nhân sự giỏi là sửa chữa những điều sai trái của nhân viên để tạo nên những kết quả tích cực. Có bốn quy tắc để khiển trách hiệu quả: – Khiển trách ngay: Khiển trách ngay khi nhân viên làm sai. Thường gom các lời khiển trách đó lại rồi làm một lượt. Nếu không thì khi khiển trách nhân viên chính bạn có thể sẽ nổi khùng; – Khiển trách cụ thể: Đừng nói chung chung “Anh làm tôi muốn khùng lên” và khi người bị khiển trách hỏi tại sao thl nhà quản lý nhân sự giỏi luôn nói rõ nguyên nhân để họ có thể sửa chữa khuyết điểm; – Chia sẻ tình cảm: Một khi bạn đã giải thích người ta làm sai cái gì thì hãy giải thích bạn cảm thấy thế nào về điều đó (giận, khó chịu, thất vọng hay một cảm giác khác); – Nói cho người ta biết họ tốt thế nào: Giai đoạn cuối có lẽ quan trọng nhất. Có như thế, bạn mới có thể hướng sự chú ý của người bị khiển trách vào những điều họ đã làm sai, chứ không chú ý vào cách bạn đã đối xử với người đó như thế nào. Trong quá trình công tác, chắc hẳn không có một cấp quản trị nào lại thuận buồm xuôi gió chèo lái nhân viên của mình trong sóng biển yên lặng. Mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau, mâu thuẫn giữa các nhân viên với cấp quản lý, mâu thuẫn giữa nhân viên với chính sách của đơn vị,… có thể thường xuyên xuất hiện. Nhà quản ly phải khôn ngoan, khéo léo giải quyết các vấn để một cách khoa học nhưng nên uyển chuyển, tránh để xảy ra các cuộc xô xát, đình công hay bãi công. Và tốt nhất vẫn là nhà quản lý biết giao tế nhân sự giỏi, biết thu phục và biết động viên nhân viên để họ làm việc một cách hăng hái, đưa đơn vị đến đính thành công. b) Mục tiêu của công tác quản lý nguồn nhân lực Quản lý nguồn nhân lực là một phần của khái niệm lập kế hoạch và quản lý tổng thê của các tổ chức tham gia dự án. Nó là một hoạt động quan trọng trong kế hoạch phát triển của tổ chức. Mục đích của quản lý nguồn nhân lực là đảm bảo đủ người, đúng người, đúng chỗ, đúng lúc và chi phí hợp lý nhằm thực hiện các công việc đem lại lợi ích cho tất cả đơn vị. Đồng thời quản lý nguồn nhân lực phải đảm bảo toàn bộ các bộ phận trong đơn vị (các quy trình, các phòng ban, các tổ công tác, cán bộ nhân viên…) cùng phối hợp trong công việc để thực hiện các mục tiêu của dự án. c) Những điều chú ý trong công tác quản lý nguồn lực của dự án đầu tư – Con người là tài sản quan trọng nhất mà một dự án cần có. Sự thành công cùa dự án phụ thuộc vào tính hiệu quả của cách “quản lý con người” (thường gọi là quản lý nhân lực) của nhà quản lý. Bao gồm cả cách quản lý chính bản thân người lãnh đạo, quán lý nhân viên trong đơn vị, khách hàng, nhà cung cấp và người đi thuê như thế nào? – Cung cách quản lý, môi trường làm việc mà người lãnh đạo đem lại cho nhân viên của mình và cách truyền đạt những giá trị và mục đích sẽ quyết định sự thành công của người lãnh đạo cũng như thành công của dự án; – Để đạt được mục tiêu và thực hiện các kế hoạch chiến lược, người lãnh đạo cần phải liên kết chặt chẽ các chính sách nhân sự và các thủ tục với mục tiêu kinh doanh. Chẳng hạn, cần biết rõ khi nào và tại sao phải tuyển dụng nhân viên, người lãnh đạo mong đợi những gì ở họ, người lãnh đạo sẽ khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên thể nào để họ phải đạt được các mục đích chiến lược của dự án; – Người lãnh đạo, với tư cách là chủ dự án (giárr đốc hoặc lãnh đạo ban quản lý) có trách nhiệm không ngừng chỉ rõ và truyền đạt những mục tiêu kinh doanh cho tất cả các nhân viên trong đơn vị. Người lãnh đạo cũng phải tạo điểu kiện để cán bộ chuyên môn và nhân viên làm việc vì những mục tiêu này bằng cách xây dựng những quy tắc làm việc, hệ thống lương bổng, phương pháp đánh giá hiệu quả làm việc, biện pháp khen thưởng và kỷ luật. Source: Internet |
