Sáng kiến kinh nghiệm trong công tác văn thư lưu trữ

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Một số biện pháp
nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ
Phần mở đầu
I. Đặt vấn đề:
Lý do chọn đề tài:
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà
trường, tôi nhận thấy: khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các
tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài
liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý,
chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường
không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng
đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời
thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nhà trường đ ư ợ c tiến hành nhanh hay
chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không,
do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện
tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược
lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu
trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan
trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như

1

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa
học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ
phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là
rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
+Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của
nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
+Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công
việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm
góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và
đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở
nước ta hiện nay.
+Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức
đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.

2

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

+Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức
và các bí mật quốc gia.
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ
sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó
góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đ ẩy
nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ
quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của
công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa
công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích
cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Đó là lý do tôi chọn đề
tài này.

Phần nội dung:
II. Giải quyết vấn đề:
1. Cơ sở lý luận:
a) Một số khái niệm liên quan đến biện pháp nâng cao hiệu quả công tác
văn thư lưu trữ:
Biện pháp: Cách giải quyết một vấn đề cụ thể.

3

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản,
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội
dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu:
Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm
những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài
liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc
công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
b) Nội dung:
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng
phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở
nhiều năm trước đây chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công
việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng
của công tác văn thư lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ

4

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức
chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi
mới công tác văn thư - lưu trữ.
Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi trường tiểu học An Bình 1, thông qua đề
tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong các trường
học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách
công tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được
các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức
của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì
việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó
khăn vướng mắc nêu trên.
c) Ý nghĩa nguyên tắc:
Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện, đối với mọi đối tượng, mọi nơi không
đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực
của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả
cao.

5

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về
công tác văn thư lưu trữ.
Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu một
cách thật nhanh chóng, soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội
dung để trình ký.
Người làm công tác văn thư nếu có kế hoạch làm việc khoa học, dành
thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt
nhiệm vụ văn thư lưu trữ.
2. Thực trạng vấn đề:
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các
trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ
phân công kiêm nhiệm. Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành
chính Nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban
lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ
đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư
Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội
Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm

6

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến. Qua thời gian làm công tác văn thư ở Trường tiểu học An Bình
1 đã gặp những thuận lợi và khó khăn như sau:
- Thuận lợi:
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường.
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dực và Đào tạo quận Ninh
Kiều và Ban giám hiệu nhà trường.
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến
giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo
năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn
thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy
học và các hoạt động khác.
- Khó khăn:
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải
tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác
và trong xử lý vấn đề.
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.

7

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt
qua hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm
công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội
dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản
đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính những
vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng,
hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
3. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề:
* Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu,
đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký:
Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính
xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc
biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp
thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công
tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ

8

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường,
nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
- Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên
trách trong mọi hoạt động của nhà trường.
- Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn,
thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên.
- Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà
mình muốn soạn thảo.
* Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng:
a. Tờ trình: Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan
chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt.
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích
những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình

9

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

duyệt.
- Phần nội dung:
+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách
cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy
cao.
+ Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp
dụng.
+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biệ pháp
cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên
vị.
+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
- Phần kết thúc:
+ Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai,
thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết.
* Mẫu của một loại Tờ trình:

PHÒNG GD&ĐT QUẬN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NINH KIỀU
TRƯỜNG TIỂU HỌC AN

NAM
Độc lập Tự do Hạnh phúc

10

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

BÌNH 1
Số:

/TTR-THAB1

An Bình, ngày . Tháng

năm 20

TỜ TRÌNH
.
Căn

cứ

..
Căn

cứ


Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bậc các nhu cầu bức thiết của
vấn đề cần trình duyệt.
Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin
trung thực, độ tin cậy cao.
Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị đối với hoạt động của đơn vị.
Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực
hiện đề xuất.
Trân trọng kính chào!

11

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Nơi nhận:

THỦ TRUƯỞNG ĐƠN

VỊ
- Tên đơn vị nhận văn bản;
- Lưu VT.

Họ và tên`
b. Báo cáo: Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của
cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó
hoặc xin ý kiến chỉ đạo.
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ
trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị.
Đồng thời nếu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện
chủ trương công tác nêu trên.
- Phần nội dung:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

12

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
- Phần kết thúc:
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.
+ Những kiến nghị với cấp trên.
+ Nhận định những triển vọng.
* Mẫu của một loại báo cáo:

PHÒNG GD&ĐT QUẬN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NINH KIỀU
TRƯỜNG TIỂU HỌC AN

NAM
Độc lập Tự do Hạnh phúc

BÌNH 1
Số:

/BC-THAB1

An Bình, ngày . Tháng

năm 20
BÁO CÁO
..
Căn
..

13

cứ:

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Căn

cứ:

.
I. Đặc điểm tình hình:
1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về:
- Tổ chức về bộ máy, nhân sự.
- Trình độ văn hóa, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức.
- Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác.
2. Khó khăn và thuận lợi:
- Thuận lợi
- Khó khăn
* Lưu ý:
Chỉ nêu những khó khăn, thuận lợi của đời sống kinh tế xã hội trực tiếp
ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.
II. Kết quả đạt được:
Có thể trình bày nội dung của báo cáo theo các mặt hoạt động hay theo kết quả
đạt được của cơ quan, đơn vị. (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu cùng kỳ).
Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.
Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
III. Kết luận:

14

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báo
cáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được.
Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.
Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
Những kiến nghị với cấp trên.
Nơi nhận:

THỦ TRƯỞNG ĐƠN

VỊ
- Tên đơn vị nhận văn bản;
-
- Lưu VT.
Họ và tên
* Biện pháp 2: Các biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ
nhanh chóng nhất:
Hầu hết trong các trường học hiện nay, công tác lưu trữ được thực hiện
một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành.
Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống bằng giấy, với số lượng rất lớn văn
bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức
và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa
chọn trong hồ sơ lưu).

15

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả văn bản đến đều hành, chỉ đạo của
cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Ninh Kiều đều được gửi qua
hộp thư điện tử có kèm theo file văn bản.
Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng tôi
sử dụng phương pháp đơn giản:
- Tạo thư mục để chức các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử).
- Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến. (Sổ văn
bản đến 2013.xls)

-

16

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục
chức văn bản đã nhận.
- Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. ví dụ ta
muốn tìm văn bản của Phòng, Sở, hoặc nơi nào khác ta vào cột nơi phát hành
bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở . thì file sẽ lọc ra những văn bản
chỉ của Phòng, hoặc chỉ của Sở, hay của bất cứ nơi nào
- Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file Sổ văn bản đến 2013, vào Edit,
chọn (Find)
-

Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấp chuột vào Find Next, từ tìm
được

sẽ được nhấp chọn vào. Sau đó vào liên kết để mở file cần tìm.

17

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Trên đây là biện pháp cơ bản đang thực hiện tại trường trong công tác
văn thư lưu trữ.
4. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm:
Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên của
đề tài đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường.
Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong
tất cả các thành viên của tổ văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức
đoàn thể, trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên
môn nghiệp vụ.
Trước đây lưu trữ theo truyền thống trên giấy, do số lượng văn bản đến
rất nhiều, để tìm một văn bản đã lưu tốn nhiều thời gian. Từ đó tôi đã tìm ra
cách lưu trữ như hiện nay, lưu trên máy, sử dụng liên kết, và các công cụ tìm
kiếm như đã trình bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu
quả hơn.
Kết quả là mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin

18

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

tốt các chủ trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự
quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức
cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường
được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp
trên.

Phần kết luận
III. Kết luận, kiến nghị:
1. Kết luận:
Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu
trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động
quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao.
Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử
lý công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới
giáo dục hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ
chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng
chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách

19

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên
quan đến cơ quan, đơn vị.
2. Những ý kiến đề xuất:
Đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực hiện có
hiệu quả thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy
móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiệ
n thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ.
Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để
nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ
nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp.
Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng
cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, đề tài đã được kiểm chứng và đúc kết từ
thực tiễn. Rất mong được sự góp ý của Hội đồng khoa học ngành để bản sáng
kiến được hoàn thiện hơn, và sự thông cảm, chia sẻ của đồng nghiệp.

An Bình, ngày .

tháng . năm

2013
Hội đồng chấm

Người viết

20

Tải về bản full