Tại sao phải có bản mô tả công việc

Mô tả công việc là tài liệu thiết yếu trong công tác tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Căn cứ vào văn bản này, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm ứng viên đúng mục đích cũng như đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên. Cùng Future Talent tìm hiểu về vai trò của hệ thống tài liệu trên có ý nghĩa như thế nào trong quản lý doanh nghiệp hiệu quả qua bài viết dưới đây.

Mô tả công việc là gì ?

Mô tả công việc là văn bản sử dụng cho việc tuyển dụng và theo dõi chất lượng hoàn thành nhiệm vụ của nhân sự trong doanh nghiệp. Một bản mô tả công việc cơ bản sẽ có chức danh, nội dung những việc phải hoàn thành, yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên. Một văn bản đầy đủ sẽ có thêm mục quyền lợi chung khi gia nhập vào công ty cùng chế độ đãi ngộ đặc biệt (nếu có).

Kết quả công việc mà nhân sự đem lại là yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển doanh nghiệp. Để tìm kiếm được ứng viên đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng cũng như có căn cứ để đánh giá chất lượng nhân sự, bản mô tả công việc chuẩn sẽ xây dựng dựa trên cấu trúc sau:

• Thông tin chung của công việc thể hiện rõ chức danh, bộ phận làm việc cũng như nhân sự đó sẽ làm dưới sự quản lý trực tiếp và báo cáo cho ai.
• Những nhiệm vụ mà nhân sự phải thực hiện được liệt kê rõ ràng, chi tiết để sàng lọc ứng viên và quản lý kết quả làm việc nhân sự. Mục này được xem là nội dung quan trọng nhất trong hệ thống bản mô tả.
• Những yêu cầu từ vị trí tuyển dụng mà ứng viên phải đáp ứng có thể kể đến trình độ học vấn, kinh nghiệm liên quan, kỹ năng cần có để thực hiện công việc suôn sẻ hay khả năng ngoại ngữ.
• Những quyền lợi mà nhân sự được hưởng là phần không bắt buộc nhưng góp phần thu hút ứng viên ứng tuyển từ đó  tăng khả năng chọn lọc nhân sự có chất lượng cao. 

Vai trò của mô tả công việc trong doanh nghiệp

Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết, rõ ràng có tính quyết định đến chất lượng quá trình tuyển dụng và phân bổ công việc trong doanh nghiệp. Tầm quan trọng của văn bản này có thể kể đến nhiều nội dung, cụ thể như:

• Căn cứ vào bản mô tả, doanh nghiệp đưa đến những thông tin cụ thể hướng đến mục đích tuyển dụng. Nhà tuyển dụng tiết kiệm được thời gian sàng lọc ứng viên và phỏng vấn.
• Việc xác định được chi tiết yêu cầu tuyển dụng giúp doanh nghiệp tìm đúng được ứng viên có thể đảm nhiệm được nội dung của vị trí đó. Nhờ thế mà quá trình đào tạo nhân sự sẽ được rút ngắn và thực hiện dễ dàng hơn.
• Mô tả công việc là cơ sở để doanh nghiệp phân bổ công việc không bị chồng chéo lên nhau trong hệ thống. 
• Từ những thông tin trong văn bản, việc theo dõi tiến độ làm việc đơn giản hơn từ đó đánh giá được chất lượng của nhân sự để triển khai kế hoạch phát triển hoặc lên phương án đào tạo thiết thực nhằm cải thiện hiệu suất công việc.
• Dựa vào những nhiệm vụ và yêu cầu mà nhân sự đáp ứng từ bản mô tả, doanh nghiệp sẽ xem xét và đánh giá để đưa ra mức lương phù hợp.
• Thiết lập hệ thống mô tả công việc bài bản còn giúp lan tỏa hình ảnh chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.

Thực trạng việc xây dựng mô tả công việc trong quản trị doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay còn tồn tại tình trạng nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng xây dựng bản mô tả trong quản trị doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp khởi nghiệp hay những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Mặt khác, một số nhà tuyển dụng chỉ xây dựng nội dung công việc cho những vị trí còn trống cần tuyển mà không đối chiếu với những chức danh còn lại.

Vẫn còn tồn tại những trường hợp có bản mô tả công việc quá sơ sài khiến công tác tuyển dụng và quản lý doanh nghiệp gặp khó khăn. Có thể kể đến vấn đề nhà tuyển dụng thường xuyên đối mặt là có nhiều ứng viên ứng tuyển nhưng qua quá trình phỏng vấn thì không đủ điều kiện hoặc chưa đủ khả năng hoàn tất nhiệm vụ đưa ra trong quá trình làm việc. 

Xây dựng mô tả với nhiều thông tin dư thừa và rắc rối cũng là thực trạng phổ biến hiện nay. Doanh nghiệp cố gắng trình bày thật chi tiết mọi thông tin song bản mô tả biến thành một văn bản hướng dẫn phức tạp khiến nhân sự khó xác định được danh mục công việc thiết yếu mình cần hoàn thành. Đồng thời, công tác đánh giá chất lượng nhân sự cũng gặp nhiều bất cập.

Phản ánh thực tế cho thấy nhà tuyển dụng chưa chú trọng đến việc trình bày nội dung công việc thể hiện qua những bản mô tả có thuật ngữ khó hiểu, chức danh không rõ ràng. Thậm chí có một số trường hợp sử dụng những kí hiệu rắc rối hay những từ viết tắt gây hoang mang cho ứng viên. Dẫn đến công ty gặp những khó khăn về kế hoạch tuyển dụng trong quản lý doanh nghiệp.

Xu hướng quản trị nhân sự hiện đại 

Việc áp dụng công nghệ vào hệ thống quản lý doanh nghiệp đề cao văn hóa công ty hay tạo môi trường để nhân viên làm việc sáng tạo là những xu hướng quản trị nhân sự hiện đại phổ biến. Tuy nhiên, yếu tố tiên quyết để xây dựng hệ thống nguồn nhân lực không thể thiếu là bản mô tả công việc trong công tác tuyển dụng và điều hành nhân sự thời nay.

Nếu như căn cứ vào nội dung chi tiết công việc bài bản, chuyên nghiệp từ những bước đầu, công ty sẽ có nhiều cơ hội xây dựng được hệ thống nguồn nhân lực chất lượng. Bên cạnh đó việc quản lý  kết quả công việc thuận tiện hơn khi đã có đầy đủ cơ sở đối chiếu. Nhờ vậy, hiệu quả quản trị nhân sự được nâng cao và bền vững.

Nếu thiếu đi bản mô tả công việc, doanh nghiệp sẽ phải dành nhiều thời gian hơn trong công tác tuyển dụng và không có cơ sở để đánh giá chất lượng nhân sự. Vì vậy, công ty có quy mô lớn hay nhỏ đều cần coi trọng việc xây dựng hệ thống văn bản này thật chất lượng, chuyên nghiệp trong xu hướng quản trị doanh nghiệp hiện đại.

• Tạo cơ sở phân loại, so sánh và xếp lươngtrong hệ thống cấp bậc lương của doanh nghiệp• Truyền đạt các yêu cầu của công việc, làm cơsở cho quá trình thi tuyển, đề bạt và phát triểnnghề nghiệp trong công ty• Cung cấp tài liệu cơ sở cho việc so sánh kết quảcông việc của nhân viên, truyền đạt và dđ lườngcác yêu cầu cải tiến cũng như các phần thuởngcho công việc • Xây dựng bản mô tả công việc• Bản yêu cầu công việc• Bản tiêu chuẩn công việc Bản mô tả công việc• Là một tài liệu cung cấp thông tin về những nhiệm vụ,trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liênquan đến một công việc cụ thể. Nó xác định cần phảilàm gì, tại sao phải làm, làm ở đâu và mô tả ngắn gọnlàm như thế nào. Thành phần:•••••Xác định chức danh công việcXác định các trách nhiệm chính của công việcXác định các nhiệm vụ chính của công việcLiệt kê các mối quan hệ của công việcTrình bày phạm vi, quyền hạn của người thực hiện côngviệc• Các điều kiện làm việc=> Nên ngắn gọn, xúc tích, và nên sử dụng các động từ hànhđộng có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể củatừng nghĩa vụ chính.