Quản lý văn thư là công việc quan trọng trong mọi tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Theo như cách quản lý truyền thống thì áp lực của những người làm công tác quản lý văn thư là rất lớn bởi các thủ thư sẽ phải kiểm soát được toàn bộ hệ thống văn bản, giấy tờ khổng lồ và rất dễ xảy ra những rủi ro, mất mát. Show .png) 1. Quản lý văn thư dựa vào hệ thống công nghệ thông tin.May mắn thay, ngày nay sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin, các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã đi vào đời sống của từng tổ chức đơn vị. Việc tin học hóa quy trình quản lý văn thư là xu thế tất yếu trong xã hội hội nhập. Để nâng cao hiệu quả quản lý văn thư thì cần phải chuẩn hóa lại quy trình quản lý văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu một cách khoa học, từ đó mới nâng cao khả năng tìm kiếm, tra cứu văn bản, giảm bới áp lực cho người làm công tác văn thư. Giúp quy trình tiếp nhận xử lý văn bản được xuyên suốt, nhanh chóng và kịp thời hơn. 2. Quản lý văn thư dựa vào phần mềm quản lý văn thư chuyên dụng.Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như: Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng không gian lưu trữ hồ sơ tài liệu. Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, nâng cao năng lực điều hành công việc của lãnh đạo là chủ trương đúng đắn và cần thiết của các đơn vị tổ chức doanh nghiệp hiện nay. Em muốn thi vào làm việc ở cơ quan nhà nước. Cụ thể là cán bộ văn thư nhưng em chưa rõ lắm công tác văn thư bao gồm những công việc gì ạ? Anh chị giải đáp giúp em được không? Em xin chân thành cảm ơn anh chị rất nhiều Nhật Hải (***@gmail.com) Theo quy định tại Điều 1 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Thông tư 04/2013/TT-BNV thì: Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Trên đây là nội dung quy định về công tác văn thư. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Thông tư 04/2013/TT-BNV. Văn thư là gì? Chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc của nhân viên văn thư? Một nhân viên văn thư phải làm những công việc cụ thể gì? Quy định của pháp luật đối với vị trí nhân viên văn thư lưu trữ? Công tác văn thư luôn là công tác, nghiệp vụ cần thiết của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Vậy văn thư là gì và chứng năng nhiệm vụ, công việc bày cần thực hiện những gì. 1. Văn thư là gì?Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư như sau: “Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. Đa số doanh nghiệp nào cũng cần bộ phận hành chính văn thư để phục vụ cho công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ phục vụ cho công việc, nhất là đối với các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, vì chưa hiểu rõ tính chất công việc nên còn khá nhiều người cho rằng công việc này rất đơn giản và không cần đến nghiệp vụ chuyên môn. Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị. Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị. Có thể khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc bàn giấy đơn giản, không có gì vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ. Tuy nhiên, với sự phát triển về kinh tế và đa dạng các loại hình dịch vụ hiện nay, để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách nhằm phục vụ hiệu quả cho các công việc của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc. Kỹ năng chuyên môn
Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc
Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng
Không chỉ gắn bó với những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp, nhân viên văn thư hành chính còn thực hiện nhiều công việc khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng tuỳ theo sự phân công của mỗi công ty. Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ
Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp
Nhiệm vụ lễ tân
Văn thư theo tiếng Anh là Documentation 2. Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên văn thư:Tại Điều 6, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư là: 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. 2. Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan. 3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định. Trong đó, các khái niệm liên quan được giải thích chi tiết như sau: “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống). “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. 3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư:1. Nguyên tắc Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. 2. Yêu cầu
đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau. |