là một trong những yếu tố quan trọng góp phần giúp cho sự kiện thành công. Việc xây dựng này cần phải được tính toán kỹ lưỡng và cẩn thận. Để giúp bạn có được một kế hoạch chỉn chu nhất, Trust Media đã tổng hợp lại tất tần tật những kiến thức liên quan đến việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện trong bài viết dưới đây. Show
Hướng dẫn chi tiết quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiệnMuốn chiến dịch truyền thông cho sự kiện thành công thì nhất định doanh nghiệp bạn phải xây dựng cho mình một bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện càng rõ ràng, cụ thể và chi tiết càng tốt. Sau đây là 6 bước triển khai xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện mà doanh nghiệp bạn có thể tham khảo: Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thôngTrước khi xác định được mục tiêu của chiến dịch truyền thông, bạn cần phải phân biệt rõ ràng mục tiêu kinh doanh và mục tiêu truyền thông. Một sự kiện được tổ chức thành công rực rỡ không đồng nghĩa với việc doanh thu bán hàng sẽ tăng lên nhờ vào hiệu ứng thành công của sự kiện. Để xác định chính xác mục tiêu truyền thông, doanh nghiệp bạn cần phải giải đáp được những câu hỏi sau đây:
Mỗi mục tiêu truyền thông khác nhau sẽ cần phải có một kế hoạch truyền thông cho sự kiện khác nhau. Thế nhưng, thông thường mục tiêu truyền thông sẽ phải đáp ứng được 5 tiêu chí trong mô hình SMART, cụ thể:
Ví dụ: Bạn muốn tăng lượt tương tác bài viết trên nền tảng mạng xã hội Facebook của một Fanpage kinh doanh mặt hàng sữa non lên 15% trong vòng 3 tháng. Trong đó, mục tiêu truyền thông theo mô hình SMART sẽ được thể hiện như sau:
Bước 2: Phân tích đối tượng khách hàng mục tiêuĐối tượng khách hàng mục tiêu truyền thông là những người hoặc nhóm mà doanh nghiệp sẽ hướng vào để truyền tải những thông tin liên quan đến truyền thông. Đó có thể là những khách hàng tiềm năng, đối tác, khách hàng hiện tại, công chúng nói chung… Điều doanh nghiệp cần phải làm đó xác định rõ và phác họa được chân dung của tệp đối tượng khách hàng truyền thông để hiểu chính xác về họ. Thông qua đó, có thể triển khai những hoạt động truyền thông đúng mục tiêu và đúng hướng. Dưới đây là một vài cách xác định đối tượng khách hàng truyền thông được rất nhiều doanh nghiệp vận dụng:
Ví dụ như: Đối tượng khách hàng truyền thông của công ty Vinamilk trong chiến dịch “Vinamilk 40 năm – Vươn cao Việt Nam” vào năm 2016 là những người nằm trong độ tuổi trưởng thành từ 25 đến 45 tuổi, có sự quan tâm sâu sắc đến vấn đề dinh dưỡng và sức khỏe. Tập trung vào khu vực thành phố, đô thị trong đó bao gồm cả tầng lớp trung lưu và những tầng lớp thấp hơn. Bước 3: Lựa chọn kênh truyền thôngTùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng mục tiêu và mục tiêu truyền thông cho sự kiện mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp nhất. Hiện nay việc tận dụng những lợi ích mà công nghệ số mang lại, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn tổ chức sự kiện dưới hình thức trực tuyến để công bố ra mắt những sản phẩm, dịch vụ mới cũng như giới thiệu cách sử dụng các tính năng ưu việt của sản phẩm, dịch vụ đến với người tiêu dùng. Những kênh truyền thông với hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay bao gồm các nền tảng sau Facebook, Instagram, Youtube, Zalo, truyền hình, website… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể kết hợp cùng với các kênh truyền thông trực tiếp như standee, phát tờ rơi, roadshow… nhằm mục đích mang lại hiệu ứng truyền thông cho các sự kiện. Từ đó, xác định được đâu là kênh truyền thông thích hợp giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí đồng thời mang đến hiệu quả tốt nhất. Ví dụ: Một doanh nghiệp có mong muốn triển khai chương trình truyền thông nhằm mục đích lôi kéo, thu hút khách hàng và gia tăng lưu lượng traffic website. Mục tiêu là tặng 20% doanh thu bán hàng online trong tháng 7.
Bước 4: Xây dựng ý tưởng, nội dung cho thông điệp truyền thôngXây dựng ý tưởng cho kế hoạch truyền thông cho sự kiện là một yếu tố có vai trò hết sức quan trọng. Nó có thể là một lời kêu gọi hành động, một slogan đầy ấn tượng mà khi nhắc đến đã gây được một ấn tượng mạnh mẽ với người dùng. Thông điệp truyền thông được hiểu theo một cách đơn giản là một câu hay một cụm từ mà doanh nghiệp bạn muốn truyền tải đến tệp đối tượng khách hàng mục tiêu. Thông điệp này cần phải gây được sự chú ý cũng như khắc sâu vào tâm trí của khách hàng truyền thông. Doanh nghiệp có thể xây dựng thông điệp truyền thông theo những hình thức sau:
Ví dụ: Thông điệp “Vươn cao Việt Nam” của công ty Vinamilk đã dùng loại thông điệp theo hình thức mục đích. Thông điệp hướng tới mục tiêu khuyến khích cũng như truyền cảm hứng cho những người tiêu dùng Việt Nam. Hay đơn giản chính là mong muốn của công ty Vinamilk trong quá trình xây dựng và hình thành lên hình ảnh của một doanh nghiệp gắn liền với sự phát triển bền vững của Việt Nam cũng như đóng góp vào quá trình nâng cao chất lượng cuộc sống của mọi người. Đồng thời, trong quá trình lên ý tưởng và lựa chọn thông điệp truyền thông, doanh nghiệp cần phải đáp ứng được đầy đủ những tiêu chí sau:
Ví dụ: Thông điệp “Vươn cao Việt Nam” của công ty Vinamilk dùng trong chiến dịch quảng cáo đã để lại thành công rực rỡ nhờ đảm bảo những tiêu chí sau:
Bước 5: Lên lịch và triển khai kế hoạchDoanh nghiệp cần phải xác định được cách thức hay phương pháp cụ thể để có thể triển khai chiến lược và đạt được hiệu quả cao nhất. Thông thường việc lên lịch triển khai kế hoạch sẽ gồm những yếu tố sau:
Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp đã chủ quan chỉ lên kế hoạch triển khai trước và trong giai đoạn. Điều này đã gây ra nhiều trở ngại trong quá trình hoạt động phát huy tối đa sức mạnh của hoạt động truyền thông sau sự kiện. Cho nên, chiến thuật thực thi cần phải được xây dựng thật đồng bộ và tổng quát. Có như vậy hoạt động truyền thông mới đạt được kết quả cao nhất. Việc phân bổ những khoảng thời gian triển khai, thời gian thực hiện cụ thể, deadline, người thực hiện… là điều bắt buộc phải có trong quá trình lên lịch và triển khai kế hoạch. Đảm bảo bàn giao đúng người và đúng việc, hạn chế tình trạng chồng chéo công việc, chậm trễ hoặc thiếu sót. Bước 6: Dự trù kinh phíDự trù kinh phí là các ước tính liên quan đến những khoản chi tiêu cần thiết để thực hiện triển khai kế hoạch truyền thông cho sự kiện. Hoạt động này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, đầu tư hợp lý cho những hạng mục trong kế hoạch và hạn chế xảy ra những tình trạng như: lãng phí chi phí, vượt quá mức ngân sách cho phép, khả năng chi trả thấp, tỷ lệ đánh đổi lớn… Căn cứ vào từng phạm vi và mục đích của kế hoạch truyền thông cho sự kiện, doanh nghiệp sẽ có các khoản dự trù kinh phí khác nhau. Sau đây là một vài loại dự trù kinh phí phổ biến đối với hoạt động truyền thông: chi phí quảng cáo, chi phí triển lãm, chi phí công cụ, chi phí sản xuất nội dung, chi phí tiếp thị offline, chi phí phát sinh dự phòng… Muốn dự trù kinh phí chính xác cho các kế hoạch truyền thông, bạn cần phải làm theo những bước sau:
Bảng dự trù kinh phí cần phải được thống kê một cách chi tiết và rõ ràng theo từng đầu mục công việc sẽ triển khai trong chiến dịch. Một số tên hạng mục cần phải có trong bảng dự trù này như số thứ tự, tên hạng mục, đơn giá, số lượng, ghi chú, thành viên, đơn vị cung cấp… Bước 7: Đo lường và thực hiện đánh giá hiệu quảĐánh giá mức độ hiệu quả của kế hoạch truyền thông cho sự kiện là bước cuối cùng khi thực hiện xây dựng một bản kế hoạch, Doanh nghiệp bạn cần phải đề ra các tiêu chí đo lường, đánh giá kết quả cũng như xác định tính khả thi của kế hoạch. Những tiêu chí này gồm:
Hoạt động này không chỉ thực hiện sau khi kết thúc quá trình triển khai kế hoạch truyền thông cho sự kiện mà nó sẽ còn phải xuyên suốt trước, trong và sau khi thực hiện. Mọi hoạt động đều cần phải được quản lý và được đánh giá tức thời để có được những phương án phù hợp hay rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo. Trong quá trình triển khai kế hoạch truyền thông cho sự kiện, nhiều doanh nghiệp đã thường xuyên bị rơi vào tình trạng mất kiểm soát, không thể nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc. Điều này đã ảnh hưởng rất nhiều đến mức độ hiệu quả truyền thông sự kiện của doanh nghiệp. Chính vì thế, trong quá trình quản lý việc thực hiện kế hoạch truyền thông cho sự kiện, doanh nghiệp bạn cần phải lưu ý một vài điều sau đây:
Tổng kếtNhư vậy là Trust Media vừa chia sẻ đến bạn cách xây dựng một bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện chi tiết cũng như cách triển khai kế hoạch đạt được hiệu quả tốt nhất. Chúng tôi hy vọng rằng qua bài viết trên đây đã giúp bạn nắm được cách xây dựng cho doanh nghiệp mình một kế hoạch truyền thông cho sự kiện độc đáo, mới mẻ và góp phần giúp cho sự kiện thành công rực rỡ nhất nhé! |