Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thông qua các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu. II. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ NHỮNG DẠNG NÀO ? Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)
III. QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐẦU VÀO Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:
IV. CÁCH LƯU TRỮ HÓA ĐƠN VỚI BÊN MUA VÀ BÊN BÁN Đối với bên bán Đối với bên mua 1. Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm 1. Sử dụng các vật như ổ cứng di động, USB, máy tính để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào (vì hóa đơn điện tử có định dạng XML). 2. Bên bán không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu ở dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. 2. Bên mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng 2 dạng là DPF và XML. 3. Ngay khi tạo lập hóa đơn trên phần mềm, các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Để tránh trường hợp rủi ro khi lưu trữ online, nên export dữ liệu và nến lại dưới dạng .zip lưu vào trong ổ cứng. 3. Cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện nên không có giá trị pháp lý.
Cách 1: Lưu trữ bằng Gmail Bước 1: Tạo nhãn mới trên gmail
Bước 2: Đặt tên cho nhãn
Ở phần này, có thể tạo các nhãn con ví dụ theo từng Quý bằng cách nhấn Tạo nhãn mới sau đó chọn thư mục gốc là HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO vừa mới khai báo
Bước 3: Chọn những hóa đơn cần lưu trữ để bỏ vào nhãn mới tạo
Nhấn vào nhãn vừa tạo sẽ thấy các hóa đơn đã được di chuyển vào
Ưu và nhược điểm
Cách 2: Lưu vào thư mục trên máy tính Hầu hết các kế toán đã quen với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách này sẽ tốn nhiều phi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn. Tuy nhiên, đây chưa phải là cách hay khi đã có phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào. Ưu và nhược điểm
Cách 3: Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive Sau khi nhận được hóa đơn điện tử, anh/chị thực hiện tải file XML về lưu vào 1 thư mục trên máy tính để lưu trữ online anh/chị có thể tham khảo các đồng bộ thư mục hóa đơn tự động lên google drive theo hướng dẫn tại đây Ưu và nhược điểm
Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Khi nhận được email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel, đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Ưu và nhược điểm
Cách 5: Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể: |