Kick off là một trong những hoạt động thường thấy trước khi bắt đầu các buổi họp. Thông qua hoạt động này, các nhân sự sẽ được nâng cao tinh thần và hiệu suất làm việc. Vậy trong kinh doanh, đâu là những lưu ý khi tổ chức kick off meeting và các bước để tổ chức kick off hiệu quả gồm những gì? Hãy đọc hết bài viết sau để nắm rõ hơn về khái niệm mới mẻ này nhé! Show
1. Kick off là gì? Thuật ngữ Kick off được sử dụng trong nhiều ngành nghề Thuật ngữ kick off thường được sử dụng trong nhiều ngành nghề, bối cảnh khác nhau. Nhưng nếu xét trên khía cạnh kinh doanh, doanh nghiệp thì kick off lại mang ý nghĩa bắt đầu, khởi đầu một kế hoạch, hành trình kinh doanh nào đó. Kick off cũng là thời điểm mà các bên đối tác của dự án để gặp gỡ, trao đổi và làm quen với nhau. Thông thường, các buổi kick off meeting sẽ được diễn ra sau khi các bên thỏa thuận hợp đồng và trước khi bắt tay vào thực thi chi tiết các kế hoạch trong dự án. Trong buổi kick off meeting, các bên sẽ lần lượt chia sẻ những kỳ vọng và mong muốn của mình trong dự án. Bên cạnh đó, các bên cũng sẽ trình bày sơ bộ về cách thức thực hiện, vai trò của từng bên và các phương hướng để triển khai các đề mục trong tương lai. 2. Vai trò của kick off meetingCó thể nói, kick off meeting đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nên những ấn tượng ban đầu trong những dự án và những lần hợp tác dài hạn. Từ đó xây dựng lòng tin nơi khách hàng bằng việc đưa ra những đảm bảo, cam kết trong quá trình triển khai dự án. Đồng thời các bên hợp tác sẽ thấu hiểu nguyện vọng của nhau hơn thông qua các kế hoạch thực thi được chia sẻ ở buổi kick off meeting. Bên cạnh việc bày tỏ những nguyện vọng và mong muốn, kick off meeting còn là thời điểm để các bên nêu rõ vai trò của từng đối tượng, bộ phận trong dự án. Đây là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong buổi kick off meeting vì chúng sẽ quyết định chất lượng của dự án trong tương lai. Sở dĩ kick off meeting đóng vai trò quan trọng trong các dự án là vì những lợi ích to lớn như:
Kick off meeting giúp các bộ phận thấu hiểu hơn về dự án 3. 4 bước tạo buổi Kick off meeting thành côngCó thể nói, kick off meeting chính là một trong những viên gạch đầu tiên tạo nên sự vững chắc cho cả một dự án. Vì thế, việc tổ chức một buổi kick off thành công là nhiệm vụ ưu tiên cần thực hiện của các nhân sự ở doanh nghiệp. 4 bước để bạn cần chuẩn bị để tạo nên một buổi kick off meeting thành công bao gồm: 3.1. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi Kick offSự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu một buổi kick off meeting không chỉ mang đến sự tự tin cho người trình bày mà còn là cơ hội để các bộ phận nhìn lại kế hoạch mà mình đã đề ra. Từ đó, nhân sự sẽ thấu hiểu được đâu là những điểm cần nhấn mạnh trong dự án hay những điểm cần chỉnh sửa và trình bày rõ ràng hơn trong kế hoạch. Ngoài ra, việc chuẩn bị các nội dung kỹ lưỡng, chuyên nghiệp trước khi bắt đầu buổi kick off meeting còn giúp các bên tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất trong buổi họp. Các nội dung mà bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu buổi kick off meeting bao gồm:
3.2. Mở đầu tự tin, thu hútẤn tượng đầu tiên sẽ tạo nên nhiều dấu ấn đậm sâu trong tâm trí người nghe. Do đó hãy thể hiện sự tự tin, chuyên nghiệp và uy tín của bản thân cũng như doanh nghiệp thông qua tác phong khi trình bày của bạn. Bạn cần phải mở đầu với sự tự tin và thu hút ánh nhìn của mọi thành viên trong buổi họp. Điều này sẽ được thể hiện thông qua giọng nói, ánh mắt, ngôn ngữ cơ thể của bạn. Để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp khi trình bày, bạn nên giữ giọng nói ổn định, rõ ràng và chỉ thay đổi tone giọng khi muốn nhấn mạnh, chào mừng khi bắt đầu buổi kick off. Ngoài ra, bạn cũng nên eye contact có chiều sâu và có chừng mực với phía đối tác để thể hiện sự tôn trọng với họ. Mở đầu tự tin trong buổi kick off meeting 3.3. Dẫn dắt lôi cuốn và luôn quan tâm đến người ngheKhông chỉ phía người nói mà người nghe cũng đã chuẩn bị trước đó để có thể nắm được sơ bộ các nội dung trình bày trong buổi họp. Do đó, bạn cần tránh việc trình bày quá cứng nhắc bằng cách đọc toàn bộ nội dung đã có trong tài liệu, trong slide. Thay vào đó, bạn nên trình bày nhấn điểm nổi bật đóng vai trò then chốt trong dự án một cách lôi cuốn và có trọng tâm. Một trong những bí quyết giúp bạn trình bày thông tin hiệu quả hơn chính là đặt mình trong tâm thế của người nghe để thấu hiểu được những nội dung mà họ mong muốn lắng nghe. Đó có thể kết quả nhận được, phương thức triển khai chi tiết, bộ phận chịu trách nhiệm,... đối với phía khách hàng. Và sẽ là những mong muốn về kết quả đạt được, mục tiêu chính, chi phí,... đối với phía đối tác thực thi. Dẫn dắt lôi cuốn trong buổi kick off meeting 3.4. Tổng kết những ý chính sau buổi Kick offĐể tăng tính hiệu quả cho buổi kick off meeting, bạn cần phải tổng kết và neo lại những điểm chính trong dự án lần này. Đồng thời, bạn sẽ tiến hành xác nhận và đi đến thỏa thuận về phương hướng thực thi chi tiết giữa các bên với nhau. Bên cạnh việc tổng kết những điểm nổi bật đã được trình bày trong buổi kick off meeting, bạn nên dành thêm một khoảng thời gian để đặt và trả lời những câu hỏi giữa các bên. Việc này sẽ giúp các bộ phận, nhân viên thấu hiểu chi tiết hơn về dự án đồng thời giảm thiểu những rủi ro sẽ diễn ra trong tương lai. Cần phải tổng kết những ý chính sau buổi kick off 4. 4 điều cần lưu ý khi tổ chức kick off meetingĐể buổi kick off meeting diễn ra thành công đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng nghỉ của các bên liên quan. Ngoài ra, bạn cần những lưu ý những điều sau khi tổ chức kick off meeting bao gồm: 4.1. Lên kế hoạch kick off rõ ràng, chi tiếtMột kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn nhân đôi hiệu quả của buổi kick off meeting. Kế hoạch triển khai buổi kick off meeting không chỉ bao gồm những nội dung mà bạn sẽ trình bày mà còn là những chi tiết nhỏ xung quanh buổi kick off như: thời gian, địa điểm diễn ra; thành phần tham dự; nội dung được chia sẻ trong buổi kick off; các hoạt động chi tiết trong buổi kick off meeting,... Những chi tiết liên quan đến các hoạt động nêu trên bao gồm người chịu trách nhiệm chính, các nhân sự hỗ trợ, thời gian diễn ra các hoạt động, những rủi ro có thể xảy ra khi lên kế hoạch kick off meeting và các phương hướng xử lý chúng,... 4.2. Đúng thời gian, đúng địa điểmThời gian, địa điểm luôn là những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng và hiệu quả của buổi kick off meeting. Do đó, bạn cần phải đảm bảo xuất hiện sớm và đúng giờ để kiểm tra dụng cụ và chuẩn bị tươm tất, chu đáo cho buổi kick off meeting. Sẽ không hiếm lần ta bắt gặp việc thay đổi địa điểm, thời gian diễn ra kick off meeting do những lý do khách quan lẫn chủ quan. Tuy nhiên, bạn cần hạn chế trường hợp thay đổi thời gian, địa điểm bởi chúng sẽ gây ấn tượng không tốt đối với đối tác của bạn. Nếu do trường hợp bất khả kháng mà bạn cần phải thay đổi thời gian và địa điểm thì hãy thông báo chi tiết, nhanh chóng và đồng bộ đến tất cả các bên liên quan nhé! Cần phải đảm bảo các yếu tố thời gian, địa điểm khi tổ chức kick off meeting 4.3. Luôn linh hoạt và ứng biếnTrong một số trường hợp, đối tác sẽ đặt những câu hỏi liên quan đến dự án một cách đột ngột. Tuy nhiên, bạn cần phải giữ tinh thần bình tĩnh, chuyên nghiệp bằng cách linh hoạt và ứng biến trong lúc trình bày. Bạn có thể lựa chọn trả lời câu hỏi trong khi trình bày cũng có thể trả lời sau khi buổi thuyết trình kết thúc. Nhìn chung, việc linh hoạt và ứng biến là yếu tố không thể thiếu khi thực thi các buổi kick off meeting bởi chúng sẽ giúp bạn tự tin, chuyên nghiệp hơn khi trình bày đồng thời giảm thiểu sự lúng túng, hồi hộp khi phản hồi cho phía đối tác. 4.4. Luôn cầu tiến để cải thiện chất lượng buổi kick offSau mỗi buổi kick off meeting, các bộ phận tham gia nên ngồi lại cùng nhau để điểm qua những điểm tốt cũng như chưa tốt trong lúc triển khai. Thông qua đó, bạn sẽ dễ dàng rút ra kinh nghiệm cho bản thân mình cũng như đội nhóm để có thể tổ chức những buổi kick off hiệu quả và chất lượng hơn trong tương lai. Tinh thần cầu tiến để cải thiện chất lượng buổi kick off meeting 5. Những câu hỏi thường gặp về kick offBên cạnh khái niệm hay các bước phải thực hiện khi triển khai kick off meeting, những câu hỏi xoay quanh khái niệm này còn bao gồm: 5.1. Which team to kick off là gì?Đây là một thuật ngữ thường được sử dụng trong các trò chơi. Which team to kick off là hành động dự đoán xem đội nào sẽ dành chiến thắng của khán giả khi xem trận đấu. 5.2. Kick off event nghĩa là gìCũng giống như kick off meeting thì kick off event là sự kiện khởi động dự án với quy mô lớn hơn và có sự tham gia của nhiều bộ phận, đối tác liên quan hơn. Kick off event là sự kiện khởi động dự án 6. Kết luậnKick off là một thuật ngữ đa nghĩa có thể ứng dụng trong nhiều ngành nghề, sự kiện khác nhau và thường được sử dụng trong bối cảnh kinh doanh là chủ yếu. Hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ thấu hiểu được kick off là gì cũng như những lưu ý để tổ chức một buổi kick off meeting hiệu quả và chất lượng. Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay! Kick off trong ngân hàng là gì?Trong kinh doanh, Kick off mang ý nghĩa là khởi động một dự án hoặc khai trương. Khái niệm Kickoff xuất hiện khi các bên tham gia chính thức liên quan đến nhau và cùng nhau hợp tác để thực hiện kế hoạch đó. Kick off Project là gì?Project Kick off meeting được hiểu là phần họp khởi động dự án. Trong phạm vi PMP, Project Kick-off meeting KHÔNG phải là cuộc họp trong lúc khởi tạo dự án (Initiating) mà Project Kick-off meeting thường liên quan đến việc kết thúc lập kế hoạch (end of planning) và bắt đầu thực hiện (executing). Kick off dự án là gì?Kick off là thuật ngữ tiếng anh và được hiểu là bắt đầu hay khởi động. Đây là sự kiện được tổ chức trước hoặc giữa buổi họp. Mục đích là tạo tinh thần vui tươi để mang lại hiệu quả cao trong tiến trình làm việc. Về hình thức thì kick off là các trò chơi team building. Kick off sale là gì?Kick off sales (hay Sales kick off) là một sự kiện tập hợp đội ngũ kinh doanh/bán hàng với mục đích “truyền lửa”cho nhân viên. Chương trình cũng có thể có sự tham gia của đội ngũ dịch vụ bán hàng như khối chăm sóc khách hàng hay bộ phận hỗ trợ kỹ thuật. |
