Trong bài viết này blogchiasekienthuc.com sẽ giúp bạn căn chỉnh, soạn thảo văn bản để đáp ứng với các nhu cầu đề ra và văn bản của bạn sẽ trở nên đẹp và dễ nhìn hơn, phục vụ cho việc in ấn dễ dàng. Show Đối với các bộ Office mới như Word 2007/ 2010/ 2013 hoặc các phiên bản mới hơn thì giao diện đã đổi mới hoàn toàn, nó cung cấp một kho chỉnh sửa phong phú. Trên thực tế thì thanh Ribbon có rất nhiều công dụng và chức năng nhưng bạn không cần thiết phải nhớ hết chúng. Bởi trên các văn bản soạn thảo thông thường bạn không cần thiết phải sử dụng tất cả công cụ này mà thay vào đó các bạn cần nhớ công dụng của chúng như sau: 
I. Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo quy chuẩnBước 1. Đầu tiên bạn cần phải có một bộ gõ Tiếng Việt (Sử dụng Unikey là lựa chọn số 1). Thông thường chúng ta sẽ sử dụng bảng mã Sử dụng mã độc quyền BLOGCHIASEKIENTHUCUNICA để giảm giá 50% tất cả các khóa học trên UNICA 👉VÀO HỌC THỬ👈 Note: Nếu máy tính bạn thiếu Font chữ thì bạn có thể tải bộ Font chữ đầy đủ cho máy tính tính nhé. Bước 2. Bạn mở Microsoft Word ra và chỉnh lại đơn vị tính, thông thường văn bản sẽ mặc định đơn vị đo là +) Thực hiện trên Word 2007 Nhấn vào biểu tượng Tiếp theo chọn +) Thực hiện trên Word 2010, 2013, 2016, 2019, 2021…. Bạn chọn `Telex`0 => sau đó chọn `Telex`1 Sau đó bạn chọn tab Bước 3. Chỉnh lại khổ giấy ! +) Hướng dẫn thực hiện trên Word 2007 Bây giờ chúng ta sẽ căn lề cho văn bản, các bạn vào `Telex`5 => chọn `Telex`6 Tiếp theo chúng ta sẽ sử dụng “tiêu chuẩn vàng” đó là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự trên – dưới – trái – phải. Ngoài ra bạn có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình.
Tiếp theo, cũng tại hộ thoại trên bạn chuyển qua tab `Telex`7 để lựa chọn khổ giấy, có rất nhiều kiể lựa chọn như A4, Latter, Ladger… trong phần Paper size. Với đa số các máy in sử dụng tại châu á thì chúng ta sử dụng cỡ `Telex`8 cho cỡ thông thường. +) Hướng dẫn trên Word 2013, 2016, 2019, 2021….. Thực ra thì cũng tương tự thôi, bạn vào menu `Telex`9 => chọn `inches`0 => chọn khổ giấy là `Telex`8 => và vào `inches`2 để mở hộp thoại `inches`3 và thiết lập tương tự như bên trên. Bước 4. Lựa chọn Fonts chữ và cỡ chữ: Kiểu chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ các bạn để `inches`4 hoặc `inches`5. Bước 5. Sau đó bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo văn bản xong bạn nhấn `inches`6 để giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản. Thực hiện: Nhấn `inches`6 để bôi đen toàn bộ văn bản => chọn biểu tượng giãn cách dòng như trong hình và chọn `inches`8 \=> Sau đó chọn giãn cách dòng là `inches`9 nhé. Bước 6. Các bạn đừng quên căn đều 2 bên nha. Bạn bôi đen văn bản rồi chọn tính năng căn đều 2 bên lề là xong. Rất đơn giản vậy thôi 🙂 Bước 7. Cuối cùng bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu lại. Hoặc vào `Telex`0 => chọn `centimeters (cm)`1 hoặc `centimeters (cm)`2 để lưu lại. II. Một số kinh nghiệm để soạn thảo văn bản chuyên nghiệp hơnĐể soạn thảo được một văn bản chuẩn, nội dung hấp dẫn và chuyên nghiệp thì bạn hãy tham khảo qua một số nguyên tắc khi trình bày như sau: 1/ Chọn phông chữ phù hợp với từng ngữ cảnh: Trước khi bắt đầu đọc một văn bản thì người ta sẽ liếc qua một chút về hình thức trước. Font chữ mà bạn để cẩu thả, chỗ to, chỗ nhỏ thì sẽ bị mất ấn tượng ngay từ cái nhiều đầu tiên rồi. Chưa cần biết nội dung bên trong ra sao ! 2/ Tập trung vào trọng tâm và hãy đơn giản thôi: Vâng, văn bản không cần quá màu mè và hoành tráng. Chỉ cần gọn gàng, sạch sẽ và đơn giản nhất có thể. 3/ Nhớ căn lề cho đúng chuẩn: Như bên trên mình đã có hướng dẫn đó, tỷ lệ vàng là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự trên – dưới – trái – phải nha các bạn. VÀ lề căn lề trái luôn là mặc định. 4/ Chú ý thật kỹ đến phần mở đầu và kết luận: Thông thường người ta sẽ đọc rất kỹ phần mở đầu, và phần kết thúc, còn phần nội dung ở giữa thì chỉ đọc lấy các thông tin chính thôi. Chính vì thế, bạn hãy viết thật cẩn thận 2 phần quan trọng này nhé. 5/ Giãn dòng hợp lý: Việc giãn dòng hợp lý sẽ giúp văn bản của bạn trông thoáng hơn. Nhìn đỡ nhức mắt hơn… 6/ Hãy chia nhỏ từng đoạn văn bản: Như mình viết blog vậy, bạn không nên viết liền tù tì một khổ thật dài như điếu văn, nhìn đã chả muốn đọc rồi. Người dùng có thói quen đọc lướt nên bạn hãy chia ra làm nhiều đoạn nhỏ nhé. 7/ Chú ý đặt tiêu đề cho mỗi phần: Phần này cũng khá quan trọng, nó dẫn dắt người đọc và giúp cho người đọc có cái nhìn tổng thể hơn. 8/ Chú ý đến lỗi chính tả: Một văn bản chuyên nghiệp thì tuyệt đối không để sai lỗi chính tả nha các bạn. Chính vì thế hãy rà soát thật kỹ trước khi quyết định in ấn hoặc gửi đi nhé. Một số bài viết có thể sẽ hữu ích cho bạn:
III. Lời kếtOK. Trên đây là những bước cơ bản nhất cần phải làm để bạn có thể soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn văn bản hành chính. Bài viết sau mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách trình bày một văn bản chứa các bảng biểu sao cho đẹp mắt, đúng chuẩn nhất. Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc các bạn thành công !!! Kiên Nguyễn – Blogchiasekienthuc.com Bài viết đạt: 2.9/5 sao - (Có 425 lượt đánh giá) Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé ! Muốn đánh số trang cho văn bản em làm thế nào?Để đánh số trang trong Word, bạn hãy tìm đến tab Insert trên thanh công cụ rồi sau đó nhấp vào mục Page Number tại phần Header & Footer. Khi đó, một menu sẽ xổ xuống với nhiều tùy chọn đánh dấu trang khác nhau. Cụ thể hơn, các tùy chọn này bao gồm: - Top of Page: Đánh số trang Word ở vị trí trên cùng. Đánh văn bản có chữ bao nhiêu?Cách trình bày nội dung văn bản Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. Làm Word nên để có chứ bao nhiêu?2. Phông chữ, cách trình bày, soạn thảo văn bản hành chính?. Đánh văn bản dụng kiểu chữ gì?Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman Hiện nay quy định cụ thể của phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman với bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản. |
