Show
Bên cạnh những công việc chuyên môn trực tiếp với khách hàng, lễ tân sẽ còn là bộ phận nghe điện thoại của khách. Vì vậy cách trả lời điện thoại của lễ tân khách sạn phải đúng chuẩn để có thể giải đáp được thắc mắc, mang lại hiệu quả công việc trôi chảy nhất. Vậy quy trình nghe điện thoại của lễ tân sẽ diễn ra như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé.
Bước 1: Chuẩn bị Các yếu tố cần chuẩn bị là giấy, bút để sẵn sàng ghi lại yêu cầu của khách hàng, đó có thể là một cuộc gọi đặt phòng hoặc khiếu nại. Đồng thời đảm bảo không gian xung quanh không bị ồn, ảnh hưởng tới quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại.Bước 2: Mỉm cười Mỉm cười cả khi nghe điện thoại là một trong những kỹ năng nghe và trả lời điện thoại mà lễ tân cần có. Bởi khách hàng dù không nhìn thấy bạn, nhưng qua ngữ điệu giọng nói họ sẽ đoán biết được thái độ và việc bạn có đang niềm nở hay không.Bước 3: Chào khách hàng Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng lời chào thay vì alo như thông thường. Dù là trong cách trả lời điện thoại của lễ tân bằng tiếng Anh hay tiếng Việt đều cần tuân thủ. Bước 4: Giới thiệu về bản thân và khách sạn Việc bạn giới thiệu về bản thân và khách sạn cho thấy sự chuyên nghiệp trong cách trả lời điện thoại của lễ tân, cũng để nhắc nhớ khách hàng về thương hiệu của mình. Hãy nói tên của mình và tên của khách hàng nếu bạn biết. Sau đó bạn sẽ lắng nghe các vấn đề và tìm ra phương hướng giải quyết cho khách hàng với từng thắc mắc đó, để đạt kết quả tốt nhất, có được sự hài lòng của khách hàng cũng như bảo đảm danh tiếng cho khách sạn.Một vài lưu ý trong cách trả lời điện thoại của lễ tân
Page 2
58,722 | Thứ sáu, 16/09/2022, 07:00 (GMT+7)
Mặc dù không được sử dụng quá phổ biến trong thời đại hiện nay, thế nhưng chiếc điện thoại bàn vẫn luôn là một vật dụng không thể thiếu được trong phòng khách sạn. Cách sử dụng điện thoại bàn khách sạn ra sao? Hãy cùng tham khảo qua bài viết này nhé! Các khách sạn sử dụng hệ thống điện thoại bàn gì?Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộHiện nay, tại đa số các khách sạn đều sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ. Nói một cách dễ hiểu thì đây là một hệ thống mà có một thiết bị tổng, đây là nơi tiếp nhận tập trung tất cả các cuộc gọi (từ máy fax, điện thoại bàn, điện thoại bàn không dây,…). Đây cũng là nơi xử lý tất cả những cuộc gọi, tín hiệu nội mạng và ngoại mạng một cách nhanh chóng và thuận tiện.  Rất nhiều khách sạn sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ Tác dụng của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộHệ thống này sẽ cho phép khách hàng ở tại khách sạn có thể tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng một lúc hoặc liên lạc giữa các phòng khác nhau một cách hoàn toàn miễn phí. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ trực tiếp với lễ tân khách sạn qua phím tắt một cách cực kỳ đơn giản và nhanh chóng. Cách sử dụng điện thoại bàn khách sạnCách sử dụng điện thoại bàn khách sạn để gọi lễ tânBạn có thể dễ dàng liên lạc với lễ tân qua chiếc điện thoại bàn được trang bị sẵn trong phòng khách sạn. Để có thể làm việc này cũng vô cùng đơn giản. Thông thường các khách sạn sẽ cài đặt phím tắt trên điện thoại để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng. Bạn sẽ chỉ cần nhấc máy lên và nhấm phím “0” là bạn sẽ được kết nối trực tiếp đến với điện thoại của lễ tân trực tại quầy. Bạn có thể gọi trực tiếp cho lễ tân khách sạn bằng những thao tác đơn giản Ngoài ra cũng có rất nhiều khách sạn hạng sang cung cấp những dịch vụ qua điện thoại bàn trong phòng. Ví dụ như để lại lời nhắn vào hộp thư thoại, cuộc gọi báo thức vào buổi sáng “wake up calls”, giám sát trẻ nhỏ thông qua hệ thống điện thoại,… Chính vì vậy mà kể cả trong thời đại điện thoại thông minh phát triển mạnh mẽ thì những chiếc điện thoại bàn vẫn luôn là một trong những vật dụng không thể thiếu được trong những phòng khách sạn. Cách sử dụng điện thoại bàn khách sạn để gọi sang phòng khácNếu như đi du lịch theo gia đình đông người thì bạn sẽ phải ở lại tại nhiều hơn một phòng. Chính vì vậy mà bạn có thể sử dụng trực tiếp chiếc điện thoại bàn được trang bị trong phòng để gọi sang những phòng khác một cách hoàn toàn miễn phí. Thao tác để làm việc này cũng vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần nhấc điện thoại lên và nhấn số phòng mà mình muốn gọi. Ngay lập tức bạn sẽ được kết nối tới máy điện thoại bàn tại phòng đó. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng điện thoại bàn được trang bị sẵn trong phòng để gọi cho những phòng khác Tuy nhiên, đó những mô hình thường được áp dụng tại những khách sạn 4, 5 sao. Ngoài ra, tại những khách sạn 3 sao trở xuống thì thao tác này sẽ phức tạp hơn một chút. Điều đó có nghĩa rằng bạn sẽ phải nhấn thêm phím “7” trước khi nhấn số phòng để có thể kết nối đến phòng khách sạn mà bạn muốn gọi. Cách sử dụng điện thoại bàn khách sạn để gọi ngoại mạngTại một số khách sạn 4, 5 cao cấp sẽ cho phép bạn thực hiện những cuộc gọi ngoại mạng. Thế nhưng, những cuộc gọi này sẽ không hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, bạn sẽ không phải lo lắng về điều đó vì những cuộc gọi này sẽ được tính theo cước phí cực thấp. Để có thể thực hiện những cuộc gọi ngoại mạng thì bạn chỉ cần nhấn phím “9” sau đó nhấn số điện thoại bạn cần liên lạc. Thế nhưng, hầu hết mô hình này sẽ chỉ được áp dụng tại những khách sạn cao cấp từ 3 sao trở lên. Tại những khách sạn 4, 5 sao thì bạn có thể sử dụng điện thoại để thực hiện những cuộc gọi ngoại mạng Trên đây là bài viết chi tiết hướng dẫn bạn cách sử dụng điện thoại bàn khách sạn. Mong rằng qua bài viết này, bạn đã tích lũy được cho mình thêm nhiều thông tin bổ ích. Nếu như bạn là một nhà đầu tư khách sạn và đang muốn tìm kiếm cho mình một địa chỉ cung cấp điện thoại bàn uy tín, hãy tham khảo ngay POLIVA – Đơn vị cung cấp trang thiết bị khách sạn hàng đầu hiện nay. |
