 Show
Bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” (Từ điển tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học). “Văn phòng là địa điểm làm việc hoặc các cơ cấu tổ chức giúp việc của một cơ quan hoặc tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…nào đó” (Từ điển bách khoa Việt Nam, 2005) Thứ nhất: Bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo (theo nghĩa rộng). Ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Sở, Văn phòng Tổng công ty, Phòng Hành chính của trường đại học.... Thứ hai: Trụ sở, địa điểm làm việc, nơi giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (theo nghĩa hẹp) Ví dụ: Văn phòng Bộ, Văn phòng UBND...... Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc. là Ví dụ: Văn phòng Nghị sỹ, Văn phòng Kiến trúc sư trưởng, Văn phòng Giám đốc... Thứ tư: Văn phòng là là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư, phục vụ hoạt động điều hành.Ví dụ: Công việc văn phòng, nhân viên văn phòng... Theo chức năng: Là 1 đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung của CQ, TC. VD: Văn phòng Tòa án, văn phòng trường ĐH. \=> Từ những cách hiểu trên, nhìn chung, Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và tổ chức. BỘ MÁY VĂN PHÒNG: Là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý điều hành, tổ chức triển khai, theo dõi, phân tích kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành, phát hiện, tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp để giải quyết vấn đề đặt ra từ thực tiễn. VD: Bộ máy Văn phòng Bộ GD & ĐT 16 đơn vị ( bộ phận văn phòng và 15 vụ) – tham mưu, giúp việc cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng. BỘ PHẬN VĂN PHÒNG: Là một bộ phận (trong bộ máy tham mưu, giúp việc) có chức năng tham mưu, tổng hợp; đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành chính và thực hiện các nghi thức lễ tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng cơ quan Phòng Hành chính Phòng Hành chính – Tổng hợp Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Hành chính – Tổ chức TRỤ SỞ VĂN PHÒNG: Văn phòng là trụ sở chính, địa điểm, nơi làm việc; là trung tâm giao dịch, liên lạc chính thức của cơ quan, DN. Văn phòng = công sở, cơ quan (không gian cố định). (không bao gồm công xưởng, nhà máy, công trường, khu vực kinh doanh, kho bãi). Văn phòng ảo, văn phòng không giấy, họp trực tuyến… (không gian mở, linh hoạt) CÔNG TÁC VĂN PHÒNG: Tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý, đảm bảo điều kiện vật chất. Do bộ phận VP của cơ quan thực hiện trong không gian VP nhất định với những con người làm công tác VP chuyên trách: CVP, Thư ký, văn thư… CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG: Những công việc thuộc về lĩnh vực VP: soạn thảo VB, xử lý, giải quyết, lưu trữ, bảo quản VB…ở tất cả các đơn vị tổ chức trong cơ quan. Được thực hiện bởi rất nhiều người: chủ tịch, giám đốc, trưởng phòng, chuyên viên, kỹ sư, kế toán viên, công chức, nhân viên khác CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG:
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho doanh nghiệp. Là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cáo nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin, phân tích, quản lý sử dụng thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Tham mưu giúp nhà quản lý quán xuyến các đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Tuy cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Khắc phục bằng cách, văn phòng tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận tập hợp thành hệ thống thống nhất để trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động đã được tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Công việc sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng những thông tin thu Quản trị văn phòng có chức năng gì?Quản trị văn phòng được hiểu là việc hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp. Nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp. Văn phòng có bao nhiêu chức năng?Tùy theo quy mô tổ chức mà tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng cũng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có 2 chức năng cơ bản: Tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Quản trị có chức năng gì?4 Chức năng của quản trị Đây được hiểu là các hoạt động quản trị được thực hiện tương ứng với từng hoạt động trong doanh nghiệp, đều nhằm đến việc giúp hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, bao gồm 4 chức năng: Hoạch định (Planning), Tổ chức (Organizing), Lãnh đạo (Leading) và Kiểm soát (Controlling). Quản trị văn phòng làm nghề gì?Sinh viên theo học ngành này sau khi ra trường sẽ đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau: Chuyên viên, nhân viên văn phòng tại các bộ phận hành chính, tổ chức nhân sự, văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội từ trung ương đến địa phương, làm văn phòng trong các doanh nghiệp, công ty, tổ chức. |
