SOP mua thuốc và kiểm soát chất lượng

SOP là gì? SOP nhà thuốc là gì và quy trình SOP như thế nào?... là câu hỏi mà nhiều chủ nhà thuốc mới hay những ai có ý định mở nhà thuốc đều có thể đang đi tìm đáp án cho nó. Đừng lo lắng, nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về SOP, hôm nay PFN sẽ giúp bạn tìm hiểu tất tật  về những điều liên quan đến nó qua bài viết sau.

1. SOP là gì?

Một vài khái niệm và thông tin về SOP mà bạn nên quan tâm.

1.1. Khái niệm SOP là gì?

SOP - Quy trình thao tác chuẩn là tên gọi viết tắt tiếng anh của Standard operating procedure, đây là một hệ thống quy trình các thao tác chuẩn, được xây dựng với mục đích hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. 

Áp dụng các quy tắc đạt chuẩn SOP có thể giúp hạn chế những sai sót không mong muốn trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, nó còn giúp người mới thích ứng nhanh hơn với công việc, cũng như hạn chế trường hợp sai sót đối với cả những người quen việc.

SOP được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: Y tế, hàng không, giao dục kỹ thuật, quân sự, du lịch, nhà hàng, khách sạn… và đặc biệt là trong các nhà thuốc GPP.

1.2. Vai trò của SOP

Đối với tất cả các ngành nghề, SOP là một trong những hệ thống quy trình thao tác chuẩn có tầm ảnh hưởng và mang đến nhiều lợi ích khác nhau, vì vậy, SOP được để nhằm vai trò:

• Hướng dẫn công việc: Đảm bảo tất cả nhân viên đều có các thao tác chuẩn như nhau để tất cả các sản phẩm đều có chất lượng như nhau.
• Đánh giá nhân viên: Nó là cơ sở để đánh giá nhân viên về mức độ hoàn thành công việc.
• Tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc vì đã có quy trình làm việc rõ ràng. Việc lặp đi lặp lại công việc theo một quy trình nhất định giúp công việc được xử lý thuần thục, nhanh chóng, đảm bảo chất lượng.

• Hạn chế lãng phí tài nguyên, nhân lực và vật lực trong quá trình làm việc vì đã có quy trình sẵn và không phải thử nghiệm nhiều quy trình để chọn được quy trình thích hợp.
• Ổn định năng suất làm việc, mọi công việc làm theo SOP đều tuân theo quy trình cố định, các sản phẩm được hoàn thành theo cách giống nhau sẽ có chất lượng và hiệu quả tương tự nhau.

>> Có thể bạn quan tâm: Kinh nghiệm giữ chân khách hàng thân thiết cho chủ nhà thuốc

Để hiểu hơn về SOP nhà thuốc là gì? Hãy cùng PFN tìm hiểu qua đoạn viết sau:

2.1. SOP nhà thuốc GPP là gì?

Quy trình các SOP nhà thuốc là một văn bản trình bày trình tự các thao tác của một hoạt động nào đó trong nhà thuốc. Thường bao gồm các quy trình như: mua thuốc, kiểm soát chất lượng, bán thuốc theo đơn, bán thuốc không theo đơn, xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi thuốc theo quy định,...

Không chỉ mang đến những mục đích chung như đã nêu ở trên, các SOP nhà thuốc GPP còn mang đến nhiều lợi thiết thực như: Giúp việc bán thuốc tại nhà thuốc được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác hơn và hạn chế tối đa những sai sót.

2.2. Các SOP nhà thuốc GPP

Một nhà thuốc đạt chất lượng cần có tối thiểu các quy trình thao tác chuẩn sau đây:

• Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
• Quy trình pha chế thuốc theo đơn
• Quy trình bán thuốc theo đơn
• Quy trình bán thuốc không theo đơn
• Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
• Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi

3. Quy trình SOP nhà thuốc GPP

Quy trình SOP nhà thuốc thông thường gồm 6 bước sau: 

Bước 1: Tiếp đón và chào hỏi khách hàng

Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc

Khi kiểm tra đơn thuốc bạn cần lưu ý và kiểm tra những điểm sau:

• Tính hợp lệ của đơn thuốc
• Đơn thuốc đúng theo mẫu đã quy định
• Có đủ tên, chữ ký, địa chỉ, dấu phòng khám/ bệnh viện của bác sĩ
• Hiệu lực đơn thuốc: không quá 5 ngày
• Các chột, mục khác ghi đúng quy định:
• Kiểm tra tên, tuổi, địa chỉ bệnh nhân và chuẩn đoán bệnh
• Kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, cách dùng, liều dùng, cách phối hợp

Các bạn chỉ được phép thực hiện các bước tiếp theo khi đơn thuốc đã hợp lệ. Còn đối với đơn thuốc không hợp lệ, tùy trường hợp cụ thể mà nhân viên bán thuốc hỏi lại người kê đơn hoặc từ chối bán và phải giải thích rõ ràng cho người mua.

Bước 3: Nhập dữ liệu vào máy tính và thu tiền

• Nhân viên bán hàng nhập đơn thuốc vào máy tính
• Trường hợp nhà thuốc hết mặt hàng thuốc kê trong đơn thì phải thông báo cho bệnh nhân để yêu cầu bác sĩ kê đơn thuốc hoặc nhà thuốc chọn thuốc tương đương khi bệnh nhân có yêu cầu. Chỉ có dược sĩ đại học mới được thực hiện việc thay thế thuốc
• In hóa đơn bán hàng
• Thu tiền theo hóa đơn
• Trường hợp khách hàng muốn thay đổi số lượng, điều chỉnh số lượng trong máy tính và in lại hóa đơn
• Trường hợp khách hàng không mua thuốc, hủy đơn bán hàng và trả lại đơn thuốc

Bước 4: Lấy thuốc theo hóa đơn

• Lấy thuốc theo hóa đơn, cho vào các bao, gói, ghi rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, cách dùng, thời gian dùng của từng thuốc theo đơn đã kê
• Ghi vào đơn: Tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế (nếu có)
• Ghi vào đơn: Tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế (nếu có)
• Ghi rõ số lượng thuốc đã bán vào đơn

Bước 5: Hướng dẫn cách dùng

Hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng, không mong muốn, liều lượng và cách dùng thuốc.

Bước 6: Giao hàng cho khách

• Giao hóa đơn và đơn thuốc cho khách
• Giao hàng cho khách
• Cảm ơn khách hàng

Lưu ý: Khi làm việc tại nhà thuốc bạn phải luôn luôn tôn trọng khách hàng. Có thái độ hòa nhã khi tiếp xúc và thông tin của khách hàng cung cấp phải được bảo mật tuyệt đối.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Trong suốt quá trình kinh doanh nhà thuốc, nếu bạn gặp bất cứ khó khăn gì về cách bán hàng, chốt sale, cần tư vấn các bí kíp giúp tăng doanh số nhà thuốc, bạn có thể để lại comment dưới bài viết hoặc gọi điện đến hotline 0913 356 756 để được CEO Phan Vui giải đáp cụ thể nhé.

Page 2

SOP là gì? SOP nhà thuốc là gì và quy trình SOP như thế nào?... là câu hỏi mà nhiều chủ nhà thuốc mới hay những ai có ý định mở nhà thuốc đều có thể đang đi tìm đáp án cho nó. Đừng lo lắng, nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về SOP, hôm nay PFN sẽ giúp bạn tìm hiểu tất tật  về những điều liên quan đến nó qua bài viết sau.

1. SOP là gì?

Một vài khái niệm và thông tin về SOP mà bạn nên quan tâm.

1.1. Khái niệm SOP là gì?

SOP - Quy trình thao tác chuẩn là tên gọi viết tắt tiếng anh của Standard operating procedure, đây là một hệ thống quy trình các thao tác chuẩn, được xây dựng với mục đích hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. 

Áp dụng các quy tắc đạt chuẩn SOP có thể giúp hạn chế những sai sót không mong muốn trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, nó còn giúp người mới thích ứng nhanh hơn với công việc, cũng như hạn chế trường hợp sai sót đối với cả những người quen việc.

SOP được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: Y tế, hàng không, giao dục kỹ thuật, quân sự, du lịch, nhà hàng, khách sạn… và đặc biệt là trong các nhà thuốc GPP.

1.2. Vai trò của SOP

Đối với tất cả các ngành nghề, SOP là một trong những hệ thống quy trình thao tác chuẩn có tầm ảnh hưởng và mang đến nhiều lợi ích khác nhau, vì vậy, SOP được để nhằm vai trò:

• Hướng dẫn công việc: Đảm bảo tất cả nhân viên đều có các thao tác chuẩn như nhau để tất cả các sản phẩm đều có chất lượng như nhau.
• Đánh giá nhân viên: Nó là cơ sở để đánh giá nhân viên về mức độ hoàn thành công việc.
• Tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc vì đã có quy trình làm việc rõ ràng. Việc lặp đi lặp lại công việc theo một quy trình nhất định giúp công việc được xử lý thuần thục, nhanh chóng, đảm bảo chất lượng.

• Hạn chế lãng phí tài nguyên, nhân lực và vật lực trong quá trình làm việc vì đã có quy trình sẵn và không phải thử nghiệm nhiều quy trình để chọn được quy trình thích hợp.
• Ổn định năng suất làm việc, mọi công việc làm theo SOP đều tuân theo quy trình cố định, các sản phẩm được hoàn thành theo cách giống nhau sẽ có chất lượng và hiệu quả tương tự nhau.

>> Có thể bạn quan tâm: Kinh nghiệm giữ chân khách hàng thân thiết cho chủ nhà thuốc

Để hiểu hơn về SOP nhà thuốc là gì? Hãy cùng PFN tìm hiểu qua đoạn viết sau:

2.1. SOP nhà thuốc GPP là gì?

Quy trình các SOP nhà thuốc là một văn bản trình bày trình tự các thao tác của một hoạt động nào đó trong nhà thuốc. Thường bao gồm các quy trình như: mua thuốc, kiểm soát chất lượng, bán thuốc theo đơn, bán thuốc không theo đơn, xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi thuốc theo quy định,...

Không chỉ mang đến những mục đích chung như đã nêu ở trên, các SOP nhà thuốc GPP còn mang đến nhiều lợi thiết thực như: Giúp việc bán thuốc tại nhà thuốc được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác hơn và hạn chế tối đa những sai sót.

2.2. Các SOP nhà thuốc GPP

Một nhà thuốc đạt chất lượng cần có tối thiểu các quy trình thao tác chuẩn sau đây:

• Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
• Quy trình pha chế thuốc theo đơn
• Quy trình bán thuốc theo đơn
• Quy trình bán thuốc không theo đơn
• Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
• Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi

3. Quy trình SOP nhà thuốc GPP

Quy trình SOP nhà thuốc thông thường gồm 6 bước sau: 

Bước 1: Tiếp đón và chào hỏi khách hàng

Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc

Khi kiểm tra đơn thuốc bạn cần lưu ý và kiểm tra những điểm sau:

• Tính hợp lệ của đơn thuốc
• Đơn thuốc đúng theo mẫu đã quy định
• Có đủ tên, chữ ký, địa chỉ, dấu phòng khám/ bệnh viện của bác sĩ
• Hiệu lực đơn thuốc: không quá 5 ngày
• Các chột, mục khác ghi đúng quy định:
• Kiểm tra tên, tuổi, địa chỉ bệnh nhân và chuẩn đoán bệnh
• Kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, cách dùng, liều dùng, cách phối hợp

Các bạn chỉ được phép thực hiện các bước tiếp theo khi đơn thuốc đã hợp lệ. Còn đối với đơn thuốc không hợp lệ, tùy trường hợp cụ thể mà nhân viên bán thuốc hỏi lại người kê đơn hoặc từ chối bán và phải giải thích rõ ràng cho người mua.

Bước 3: Nhập dữ liệu vào máy tính và thu tiền

• Nhân viên bán hàng nhập đơn thuốc vào máy tính
• Trường hợp nhà thuốc hết mặt hàng thuốc kê trong đơn thì phải thông báo cho bệnh nhân để yêu cầu bác sĩ kê đơn thuốc hoặc nhà thuốc chọn thuốc tương đương khi bệnh nhân có yêu cầu. Chỉ có dược sĩ đại học mới được thực hiện việc thay thế thuốc
• In hóa đơn bán hàng
• Thu tiền theo hóa đơn
• Trường hợp khách hàng muốn thay đổi số lượng, điều chỉnh số lượng trong máy tính và in lại hóa đơn
• Trường hợp khách hàng không mua thuốc, hủy đơn bán hàng và trả lại đơn thuốc

Bước 4: Lấy thuốc theo hóa đơn

• Lấy thuốc theo hóa đơn, cho vào các bao, gói, ghi rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, cách dùng, thời gian dùng của từng thuốc theo đơn đã kê
• Ghi vào đơn: Tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế (nếu có)
• Ghi vào đơn: Tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế (nếu có)
• Ghi rõ số lượng thuốc đã bán vào đơn

Bước 5: Hướng dẫn cách dùng

Hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng, không mong muốn, liều lượng và cách dùng thuốc.

Bước 6: Giao hàng cho khách

• Giao hóa đơn và đơn thuốc cho khách
• Giao hàng cho khách
• Cảm ơn khách hàng

Lưu ý: Khi làm việc tại nhà thuốc bạn phải luôn luôn tôn trọng khách hàng. Có thái độ hòa nhã khi tiếp xúc và thông tin của khách hàng cung cấp phải được bảo mật tuyệt đối.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Trong suốt quá trình kinh doanh nhà thuốc, nếu bạn gặp bất cứ khó khăn gì về cách bán hàng, chốt sale, cần tư vấn các bí kíp giúp tăng doanh số nhà thuốc, bạn có thể để lại comment dưới bài viết hoặc gọi điện đến hotline 0913 356 756 để được CEO Phan Vui giải đáp cụ thể nhé.